代理記賬檔案管理制度
代理記賬檔案管理制度
近年來,我國代理記賬機構的數(shù)量呈上升趨勢,代理記賬是一種誕生不久的會計解決方案,由于其服務價格低廉和服務優(yōu)質(zhì),廣受企業(yè)單位負責人的歡迎。接下來請欣賞學習啦小編給大家網(wǎng)絡收集整理的代理記賬檔案管理制度。
代理記賬檔案管理制度
一、簽訂《代理記賬委托協(xié)議書》委托人委托本公司進行代理記賬時，應當在互相協(xié)商的基礎上，簽訂書面委托協(xié)議。委托協(xié)議除具有法律規(guī)定的基本條款外，還要包含以下內(nèi)容：1、委托人、受托人對會計資料合法、真實、準確、完整應承擔的責任。2、會計憑證的傳遞程序和簽收手續(xù);3、編制和提供會計報表的要求;4、會計檔案的保管要求;5、委托人、受托人終止委托合同應當辦理的會計交接事宜。
二、雙方的義務責任及權利(一)代理記帳委托人應履行的義務1、對本單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，必須填制或者編制取得符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的原始憑證;2、應當配備專業(yè)人員負責日常貨幣收支和保管;3、及時向本公司提供合法、真實、準確、完整的原始憑證和相關資料;4、對本公司退回的，要求按照國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定進行更正、補充的原始憑證，應當及時予以更正、補充;5、承擔《代理記帳委托協(xié)議》中約定的責任。(二)本公司應履行的義務1、遵守會計法律和法規(guī)以及國家統(tǒng)一會計制度，依法履行職責;2、對在執(zhí)行業(yè)務中知悉的商業(yè)秘密，負有保密義務;3、對委托人示意做出不當?shù)臅嬏幚?，提供不實的會計資料，以及其他不符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求應當拒絕;4、對委托人提出的有關會計處理原始問題負有解釋的責任;5、承擔《代理記帳委托協(xié)議》中約定的責任。
三、代理記帳的操作規(guī)范1、根據(jù)會計業(yè)務需要配備專業(yè)會計人員，非會計專業(yè)人員，不得從事代理記帳工作。2、代理記帳人員未得到客戶認可，公司必須根據(jù)客戶要求另行委派至用戶滿意為止。3、定期向客戶了解代理記帳人員工作情況，提出合理化建議，并加以改進。4、依法制止客戶示意作不當?shù)臅嬏幚砘蛱峁┎粚嵉臅嬞Y料，如阻止無效即向公司匯報或向主管財政部門匯報。5、代理業(yè)務形成的會計憑證、會計帳冊、財務會計報告等資料應按約定的時間提交委托單位。6、承接代理記帳業(yè)務時，必須向客戶說明代理范圍、代理責任、雙方權利義務和收費標準，不得以個人名義承接業(yè)務或擅自收費。7、不得在委托單位或通過委托單位獲取代理收費以外的任何利益。8、代理記帳人員定期參加會計業(yè)務的培訓。9、會計人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交給接替人員。沒有辦理交接手續(xù)的，不得調(diào)動或者離職。接替人員應當認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項。
四、檔案管理制度1、對委托單位提供的原始憑證等會計資料負有保管的責任。處理完畢后，應按規(guī)定及時返還委托單位，對代理業(yè)務形成的會計憑證、會計帳冊、財務會計報告等會計資料應整理歸檔，以備需查時用。2、對每一客戶建立檔案，并由專人保管，內(nèi)容包括：用戶概況、代理記帳協(xié)議、原始憑證、會計憑證、會計帳冊、會計財務報表等交接驗收記錄。3、對不真實、不合法的原始憑證，不得歸檔。對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證，在不歸檔的同時，應當予以扣留，并及時向單位領導人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。對記載不明確、不完整的原始憑證，予以退回，要求經(jīng)辦人員更正、補充。4、歸檔過程中如果發(fā)現(xiàn)對外送報的財務報告有錯誤，應當及時辦理更正手續(xù)。除更正本單位留存的財務報告外，并應同時通知接受財務報告的單位更正。錯誤較多的，應當重新編報。5、每季度由監(jiān)督部檢查檔案管理工作并匯總至經(jīng)理辦公室。 財務會計管理制度 第一條、根據(jù)會計法、會計基礎工作規(guī)范和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，從事財務會計工作。
第二條、財務會計管理基本要求(一)會計從業(yè)人員從業(yè)資格要求：所有會計從業(yè)人員持有深圳會計證，并在本公司所屬財政局注冊、年檢和接受繼續(xù)教育培訓管理。(二)會計機構設置及崗位要求：(1)總審復核崗位(會計機構負責人)1個，由會計師或注冊會計師擔任;(2)會計核算操作員崗位(收入、支出、債權債務崗位，工資核算、成本費用核算、財務成果核算崗位，資金、基金核算崗位，財產(chǎn)物資的收發(fā)、增減核算崗位，總帳崗位，稽核崗位，財務會計報告編制崗位，會計檔案管理崗位，出納崗位)若干個，由初級及以上會計從人員擔任;(3)客服崗位一崗多人，主要負責與客戶的聯(lián)系和咨詢工作。(三)會計核算基本要求：(1)會計年度自公歷1月1日起至12月31日止;(2)會計核算以人民幣為記賬本位幣;(3)采用借貸復式記賬法,會計科目和核算方法以《企業(yè)會計準則—應用指南》為主;(4)原始憑證是記賬的依據(jù),財會人員必須認真審核各種原始憑證,要求一切原始憑證必須手續(xù)完備,合法,內(nèi)容真實,數(shù)字正確,日期和印章齊全,大,小寫相符等,不得有白條報賬,不得有涂改.一切原始憑證經(jīng)審核無誤后,才能填制記賬憑證,據(jù)以記賬;(5)財會人員應對一切原始憑證記賬負責,賬簿的記載不得挖補,涂改或用褪色藥水消除字跡,記賬應使用鋼筆,不準用鉛筆或圓珠筆,發(fā)生錯誤應根據(jù)性質(zhì),采用劃線更正或紅線更正.憑證,賬冊應根據(jù)專人列冊登記,妥善保管,不得丟失.有關會計報表,賬冊,會計憑證保存年限按規(guī)定辦理，使用財務軟件電腦記帳的應將所用財務軟件版本及模塊內(nèi)容報稅務主管機關備案。
第三條、貨幣資金管理要求(1)嚴格按照國家有關現(xiàn)金管理制度的規(guī)定,除抵補現(xiàn)金庫存外,不得將業(yè)務收入坐支留用,嚴格分清收支兩條線;(2)做好庫存現(xiàn)金的保管工作,有關證券和現(xiàn)金必須放在保險箱內(nèi),確保安全.對指定使用備用金的人員必須進行定期檢查,核對,做好備用金的管理,庫存現(xiàn)金不得超過銀行規(guī)定的限額。①建立健全現(xiàn)金賬目,做到日清月結,錢賬相符,杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金;②對超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項,必須通過銀行結算。(3)不得對外開具空頭或與銀行預留印鑒不符的支票。
第四條、往來賬目管理要求。做好結賬收付款的工作是保證管理正常運轉的重要環(huán)節(jié)。財務人員要及時結賬收款,摧收應收賬款。過月未收的賬款,要上門催收，對月終尚未清理的債權債務,應查明原因,列出清冊.財會人員不能解決的事項應及時上報領導。
第五條、會計報表的管理會計報表是經(jīng)營收支執(zhí)行情況的重要組成部分,其書寫報告是領導和上級主管部門了解管理部經(jīng)濟狀況和領導工作的重要信息資料,也是編制下半年收支計劃的重要依據(jù).所以,要保證報表的數(shù)據(jù)準確,內(nèi)容完整,報送及時,手續(xù)完備.對年度結算報表,應附有分析收支計劃執(zhí)行情況的說明.
第六條、財會人員的崗位職責1.總審復核崗位(會計機構負責人)(1)向企業(yè)領導人負責,組織公司的財會管理工作,當好企業(yè)負責人的經(jīng)營管理參謀;(2)每月,每季審核各種會計報表和統(tǒng)計報表,寫出財務會計分析報表,送企業(yè)法人審閱;(3)檢查,監(jiān)督管理各項費用的及時收繳,保證企業(yè)資金的正常運轉;(4)審核會計核算操作員崗位填制的會計憑證的正確和完整;(5)根據(jù)行業(yè)的具體特點,依據(jù)財會管理有關法規(guī),政策,文件,制定財會管理具體制度和操作程序;(6) 組織擬定各項費用標準的預算方案,送企業(yè)領導審核,修定;(7) 研究熟悉和實施相關的工商,財會及稅務,物價等管理制度,運用法律,行政處分和經(jīng)濟手段保護公司的合法權益.2.主管會計(會計核算操作員)(1)向部門經(jīng)理負責,具體組織好本部門的日常管理工作;(2)每日做好各種會計憑證和賬務處理工作;(3)每月,每季按時做好各種會計報表,定期公布費用收繳及使用情況;(4)負責檢查,審核各下屬的收支賬目,向公司領導及時匯報工作情況;(5)檢查銀行,庫存現(xiàn)金和資產(chǎn)賬目,做到賬賬相符,賬實相符;(6)按照行業(yè)特點和需要,分類記賬;完成公司領導交辦的財會工作。3.出納(1)遵守公司員工守則和財務管理制度;(2)管理好公司的現(xiàn)金收付,銀行存款的存取,保管現(xiàn)金,有價證券,銀行支票等;(3)及時追收企業(yè)各種應收款項,保護公司利益不受損失;(4)編制有關現(xiàn)金收付記賬憑證,現(xiàn)金日記賬,銀行日記賬的工作;(5)及時辦理各項轉賬,現(xiàn)金支票,按月將銀行存款余額與銀行對賬單核對相符,并交會計作賬。
第七條、本制度從200 年 月 日起執(zhí)行。
代理記賬推行的措施
1.繼續(xù)宣傳代理記賬的重要意義和作用。新修訂的《會計法》目前正處于推廣宣傳階段，我們應當借《會計法》宣傳的東風，大力宣傳代理記賬的積極意義和重要作用，進一步突出代理記賬的法律地位，增強人們，特別是一些規(guī)模較小的經(jīng)濟組織及個體工商戶對代理記賬的認識，努力開創(chuàng)代理記賬新局面。
2.采取針對性措施，積極推動代理記賬的實施。關于代理記賬的推動及實施，我們認為除了有關部門單位大力宣傳以外，應當由稅務部門牽頭推動其實施。一是稅務部門同規(guī)模較小的單位組織，特別是一些規(guī)模較小的經(jīng)營組織和個體工商戶聯(lián)系緊密，推廣工作力度大;二是稅務部門本身有這方面的經(jīng)驗，一方面，稅務部門在建制建賬上有著豐富的經(jīng)驗，另一方面，前幾年稅務部門曾進行過組織、督促小型經(jīng)濟組織及個體工商戶建制建賬工作，只是由于種種原因沒有堅持下來;再有就是現(xiàn)有的稅務師事務所可以馬上開展這項業(yè)務。當然，代理記賬僅僅靠稅務部門一家是不夠的，其他符合法律要求的中介組織和機構，也應當積極開展這方面的業(yè)務，為代理記賬創(chuàng)造必要的條件。
3.盡快明確在代理記賬過程中受托人的法律地位問題。我們認為，代理記賬本身只是一項單純的賬務處理工作，受托代理記賬人員既非委托人內(nèi)部會計人員，也不是財務會計報告的審計人員，因此，受托代理人不應當同時履行會計監(jiān)督職能或審計職能。他們所能負責的只是對原始憑證進行形式上的審核，而非實質(zhì)上的審核，當然也不可能深入實地去進行賬實核對工作，否則，就有可能超出代
理記賬的范圍。那么，由于委托人提供原始會計資料而生成的有關財務會計報告及相關資料出現(xiàn)虛假或不實，自然就應當由委托人承擔相關責任，包括法律責任。當然，如果這種虛假或不實是由于受托人的過失所造成，那么，他不僅要承擔相關責任，而且還要負責賠償因此而給受托人造成的損失。
專業(yè)人員為企業(yè)服務的過程中，會幫助企業(yè)用足用好稅收政策，避免因信息不暢，精力所限理解不準確，而多交錯交稅費，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟負擔。同時，本公司提供的稅務咨詢稅務籌劃等業(yè)務使企業(yè)達到合理稅負的目的。本公司專業(yè)人員可以根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營情況，提出管理建議及財務監(jiān)控措施，最大限度地避免企業(yè)因管理不善而造成經(jīng)營效益受損，達到效益最大的目的。
代理記賬所需的資料
1.新接客戶應提供公司的證件復印件(包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法人身份證等復印件)
2.現(xiàn)金單據(jù)(差旅費、業(yè)務招待費、員工工資、辦公費、房租費、通訊費、運輸費等)
3.銀行單據(jù)(提現(xiàn)、轉帳、貸記憑證、電匯、進帳單、借款單等)
4.發(fā)票(本月1日---31日開具的所有發(fā)票記帳聯(lián))
5.公司員工的月工資額，身份證號碼，性別，名字，地址，郵政編碼
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