辦公室溝通技巧有哪些
在辦公室的工作中，溝通無所不在。所謂溝通，是指為了一個(gè)設(shè)定的目標(biāo)，把信息、思想和情感在個(gè)人或群體間傳遞，并且達(dá)成共同協(xié)議的過程。從某種意義上來說，溝通不但是一種職業(yè)技能，而且也是一種生存的方式。要想干好辦公室這項(xiàng)工作，除了需要具備基本的專業(yè)知識(shí)和技能之外，更重要的是要做好溝通工作，不但能溝通，還要會(huì)溝通。下面是小編為大家收集關(guān)于辦公室溝通技巧有哪些，歡迎借鑒參考。
一、語言溝通技巧
1、等待轉(zhuǎn)機(jī)
如果沒有轉(zhuǎn)機(jī)，就要等待，急只會(huì)治絲益棼，當(dāng)然，不要空等待成果就會(huì)從天下掉下來，還是要你自己去努力，但是努力并不一定會(huì)有結(jié)果，或舍本逐末，但若不努力時(shí)，你將什么都沒有。
2、說對(duì)不起!
說對(duì)不起，不代表我真的做了什么天大的錯(cuò)誤或傷天害理的事，而是一種軟化劑，使事情終有“轉(zhuǎn)圜”的余地，甚至于還可以創(chuàng)造“天堂”。其實(shí)有時(shí)候你也真的是大錯(cuò)特錯(cuò)，死不認(rèn)錯(cuò)就是一件大錯(cuò)特錯(cuò)的事。
3、智能
智能使人不執(zhí)著，而且福至心靈。警惕辦公室紅燈亮起謹(jǐn)慎從事，注意同上上下下的溝通，工作有頭腦，得到老板的賞識(shí)。由于重任在肩，感到自己不可或缺，不再注意細(xì)微小事，常常帶著刻板的神情進(jìn)出辦公室。
4、不說不該說的話
如果說了不該說的話，往往要花費(fèi)極大的代價(jià)來彌補(bǔ)，正是所謂的“一言既出，駟馬難追”、“病從口入，禍從口出”甚至于還可能造成無可彌補(bǔ)的終生遺憾哩!所以溝通不能夠信口雌黃、口無遮攔，但是完全不說話，有時(shí)后也會(huì)變得更惡劣。
5、情緒中不要溝通，尤其是不能夠做決定
情緒中的溝通常常無好話，既理不清，也講不明，尤其在情緒中，很容易沖動(dòng)而失去理性，如：吵的不可開交的夫妻、反目成仇的父母子女、對(duì)峙已久的上司下屬。。。尤其是不能夠在情緒中做出情緒性、沖動(dòng)性的“決定”，這很容易讓事情不可挽回，令人后悔!
6、承認(rèn)我錯(cuò)了
承認(rèn)我錯(cuò)了是溝通的消毒劑，可解凍、改善與轉(zhuǎn)化溝通的問題，就一句：我錯(cuò)了!勾銷了多少人的新仇舊恨，化解掉多少年打不開的死結(jié)，讓人豁然開朗，放下武器，重新面對(duì)自己，開始重新思考人生，甚至于我是誰??在這浩瀚的宇宙洪流里，人最在意的就是“我”，如果有人不尊重我、打壓我、欺負(fù)我或侮辱我時(shí)，即使是親如父子，都可能反目成仇，偏淚一點(diǎn)的，離家出走還算什么，死給你看的例子都屢見不鮮哩!
二、非語言溝通的技巧
1、目光
目光接觸,是人際間最能傳神的非言語交往。“眉目傳情”、“暗送秋波”等成語形象說明了目光在人們情感交流中的重要作用。
在銷售活動(dòng)中,聽者應(yīng)看著對(duì)方,表示關(guān)注;而講話者不宜再迎視對(duì)方的目光,除非兩人關(guān)系已密切到了可直接“以目傳情”。講話者說完最后一句話時(shí),才將目光移到對(duì)方的眼睛。這是在表示一種詢問“你認(rèn)為我的話對(duì)嗎?”或者暗示對(duì)方“現(xiàn)在該論到你講了”。
在人們交往和銷售過程中,彼此之間的注視還因人的地位和自信而異。推銷學(xué)家在一次實(shí)驗(yàn)中,讓兩個(gè)互不相識(shí)的女大學(xué)生共同討論問題,預(yù)先對(duì)其中一個(gè)說,她的交談對(duì)象是個(gè)研究生,同時(shí)卻告知另一個(gè)人說,她的交談對(duì)象是個(gè)高考多次落第的中學(xué)生。觀察結(jié)果,自以為自已地位高的女學(xué)生,在聽和說的過程中都充滿自信地凝視對(duì)方,而自以為地位低的女學(xué)生說話時(shí)很少注視對(duì)方。在日常生活中也能觀察到,往往主動(dòng)者更多地注視對(duì)方,而被動(dòng)者較少迎視對(duì)方的目光。
2、衣著
在談判桌上,人的衣著也在傳播信息與對(duì)方溝通。意大利影星索菲亞?羅蘭說:“你的衣服往往表明你是哪一類型,它代表你的個(gè)性,一個(gè)與你會(huì)面的人往往自覺地根據(jù)你的衣著來判斷你的為人。”
衣著本身是不會(huì)說話的,但人們常在特定的情境中以穿某種衣服來表達(dá)心中的思想和建議要求。在銷售交往中,人們總是恰當(dāng)?shù)剡x擇與環(huán)境、場合和對(duì)手相稱的服裝衣著。談判桌上,可以說衣著是銷售者“自我形象”的延伸擴(kuò)展。同樣一個(gè)人,穿著打扮不同,給人留下的印象也完全不同,對(duì)交往對(duì)象也會(huì)產(chǎn)生不同的影響。
美國有位營銷專家做過一個(gè)實(shí)驗(yàn),他本人以不同的打扮出現(xiàn)在同一地點(diǎn)。當(dāng)他身穿西服以紳士模樣出現(xiàn)時(shí),無論是向他問路或問時(shí)間的人,大多彬彬有禮,而且本身看來基本上是紳士階層的人;當(dāng)他打扮成無業(yè)游民時(shí),接近他的多半是流浪漢,或是來找火借煙的。
什么是溝通?從心理學(xué)角度分析,溝通是人與人之間或人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程,以求思想達(dá)成一致和感情的通暢。美國傳播學(xué)家艾伯特?梅拉比安曾對(duì)于溝通提出一個(gè)公式:溝通時(shí)信息的全部表達(dá)=7%語調(diào)+38%聲音+55%肢體語言。
3、體勢
達(dá)芬。奇曾說過,精神應(yīng)該通過姿勢和四肢的運(yùn)動(dòng)來表現(xiàn)。同樣,銷售與人際往中,人們的一舉一動(dòng),都能體現(xiàn)特定的態(tài)度,表達(dá)特定的涵義。
銷售人員的體勢會(huì)流露出他的態(tài)度。身體各部分肌肉如果繃得很緊,可能是由于內(nèi)心緊張、拘謹(jǐn),在與地位高于自己的人交往中常會(huì)如此。推銷專家認(rèn)為,身體的放松是一種信息傳播行為。向后傾斜15度以上是極其放松。人的思想感情會(huì)從體勢中反映出來,略微傾向于對(duì)方,表示熱情和興趣;微微起身,表示謙恭有禮;身體后仰,顯得若無其事和輕慢;側(cè)轉(zhuǎn)身子,表示嫌惡和輕蔑;背朝人家,表示不屑理睬;拂袖離去,則是拒絕交往的表示。
我國文化傳統(tǒng)很重視交往中的姿態(tài),認(rèn)為這是一個(gè)人是否有教養(yǎng)的表現(xiàn),因此素有大丈夫要“站如松,坐如鐘,行如風(fēng)”之說。在日本,百貨商場對(duì)職員的鞠躬彎腰還有具體的標(biāo)準(zhǔn):歡迎顧客時(shí)鞠躬30度,陪顧客選購商品時(shí)鞠躬45度,對(duì)離去的顧客鞠躬45度,表示真誠的道歉鞠躬90度。
如果你在銷售過程中想給對(duì)方一個(gè)良好的第一印象,那么你首先應(yīng)該重視與對(duì)方見面的姿態(tài)表現(xiàn),如果你和人見面時(shí)耷著腦袋、無精打采,對(duì)方就會(huì)猜想也許自己不受歡迎;如果你不正視對(duì)方、左顧右盼,對(duì)方就可能懷疑你是否有銷售誠意。
4、聲調(diào)
有一次,意大利著名悲劇影星羅西應(yīng)邀參加一個(gè)歡迎外賓的宴會(huì)。席間,許多客人要求他表演一段悲劇,于是他用意大利語念了一段“臺(tái)詞”,盡管客人聽不懂他的“臺(tái)詞”內(nèi)容,然而他那動(dòng)情的聲調(diào)和表情,凄涼悲愴,不由使大家流下同情的淚水?？梢晃灰獯罄藚s忍俊不禁,跑出會(huì)場大笑不止。原來,這位悲劇明星念的根本不是什么臺(tái)詞,而是宴席上的菜單。
恰當(dāng)自然地運(yùn)用聲調(diào),是順利交往和銷售成功的條件。一般情況下,柔和的聲調(diào)表示坦率和友善,在激動(dòng)時(shí)自然會(huì)有顫抖,表示同情時(shí)略為低沉。不管說什么話,陰陽怪氣,就顯得冷嘲熱諷;用鼻音哼聲往往表現(xiàn)傲慢、冷漠、惱怒和鄙視,是缺乏誠意的,會(huì)引起人不快。
5、禮物
禮物的真正價(jià)值是不能以經(jīng)濟(jì)價(jià)值衡量的,其價(jià)值在于溝通了人們之間的友好情意。原始部落的禮品交換風(fēng)俗的首要目的是道德,是為了在雙方之間產(chǎn)生一種友好的感情。同時(shí),人們通過禮品的交換,同其他部落氏族保持著社會(huì)交往。當(dāng)你生日時(shí)送你一束鮮花,你會(huì)感到很高興,與其說是花的清香,不如說是鮮花所帶來的祝福和友情的溫馨使你陶醉,而自己買來的鮮花就不會(huì)引起如此愉悅的感受。
在銷售過程中,贈(zèng)送禮物是免不了的,向?qū)Ψ劫?zèng)送小小的禮物,可增添友誼,有利于鞏固彼此的交易關(guān)系。那么大概多少錢的東西才好呢?在大多數(shù)場合,不一定是貴重的禮物會(huì)使受禮者高興。相反,可能因?yàn)檫^于貴重,反而使受禮者覺得過意不去,倒不如送點(diǎn)富于感情的禮物,更會(huì)使銷售對(duì)象欣然接受。
6、時(shí)間
在一些重要的場合,重要人物往往姍姍來遲,等待眾人迎接,這才顯得身份尊貴。然而,以遲到來抬高身份,畢竟不是一種公平的交往,這常會(huì)引起對(duì)方的不滿而影響彼此之間的合作與交往。赴會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí),如果對(duì)方約你7時(shí)見面,你準(zhǔn)時(shí)或提前片刻到達(dá),會(huì)體現(xiàn)交往的誠意。如果你8點(diǎn)鐘才到,盡管你口頭上表示抱歉,也必然會(huì)使對(duì)方不悅,對(duì)方會(huì)認(rèn)為你不尊重他,而無形之中為銷售設(shè)下障礙。
文化背景不同,社會(huì)地位不同的人的時(shí)間觀念也有所不同。如德國人講究準(zhǔn)時(shí)、守時(shí);如果應(yīng)邀參加法國人的約會(huì)千萬別提早到達(dá),否則你會(huì)發(fā)覺此時(shí)只有你一個(gè)人到場。有位駐非洲某國的美國外交官應(yīng)約準(zhǔn)時(shí)前往該國外交部,過了10分鐘毫無動(dòng)靜,他要求秘書再次通報(bào),又過了半個(gè)小時(shí)仍沒人理會(huì)他,這位外交官認(rèn)為是有意怠慢和侮辱他,一怒之下拂袖而去。后來他才知道問題出在該國人的時(shí)間觀念與美國人不同,并非有意漠視這位美國外交官。
7、微笑
微笑來自快樂,它帶來的快樂也創(chuàng)造快樂,在銷售過程中,微微笑一笑,雙方都從發(fā)自內(nèi)心的微笑中獲得這樣的信息:“我是你的朋友”,微笑雖然無聲,但是它說出了如下許多意思:高興、歡悅、同意、尊敬。作為一名成功的銷售員,請(qǐng)你時(shí)時(shí)處處把“笑意寫在臉上”。
對(duì)于絕大多數(shù)職場人來說,日常與同事相處的時(shí)間最為漫長,因此,同事關(guān)系融洽與否,是衡量職場幸福指數(shù)的重要指標(biāo)。如何處理好與同事及領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,樹立正確的交往心態(tài),是每位職場人的必修課。
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