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口腔診所的客服電話回訪禮儀

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口腔診所的客服電話回訪禮儀

  口腔診所的客服有時(shí)候代表的就是整個(gè)口腔所,所以打電話的時(shí)候就要多注意。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的口腔診所的客服電話禮儀,希望能夠幫到大家哦!

  口腔診所的客服電話禮儀

  電話基本禮儀:

  1、鈴響3聲內(nèi)接起電話。

  2、應(yīng)答電話語(yǔ)速平緩、語(yǔ)態(tài)親切、語(yǔ)音清晰、用詞委婉,語(yǔ)言流暢。

  3、用聲調(diào)表達(dá)友誼的微笑,即聲調(diào)要充滿笑意。盡管對(duì)方看不到你的微笑,可是微笑著打電話對(duì)方也能感覺到你在微笑

  4、運(yùn)用一種適合于打電話的節(jié)奏與速度,這是不同于平時(shí)說(shuō)話的。調(diào)節(jié)音量,不要太輕或太重,嘴唇離話筒大約1.2厘米。

  5、咬字要清楚,數(shù)字、時(shí)間、地點(diǎn)等要特別注意,最好能重復(fù)一遍,以確知對(duì)方記清、聽清。同樣,應(yīng)抓住對(duì)方的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名等關(guān)鍵詞,可以重復(fù)一遍,以確認(rèn)聽清,做好記錄。

  6、結(jié)束電話后輕輕掛斷(注:在確認(rèn)對(duì)方掛電話后方可掛斷)

  7、當(dāng)兩個(gè)或多個(gè)電話響起時(shí):向通話對(duì)象說(shuō)明原因,并請(qǐng)對(duì)方稍候,接聽另一電話,說(shuō)明原因,繼續(xù)接聽第一個(gè)電話。

  口腔診所電話接聽的技巧

  接聽電話的時(shí)間

  接聽電話的時(shí)間以電話鈴響兩次時(shí)為宜,太早會(huì)讓對(duì)方產(chǎn)生“診所很空閑”的印象,太遲則有“怠慢”之嫌。接聽電話的時(shí)候,先要“自報(bào)家門”,讓對(duì)方知道撥打的電話號(hào)碼無(wú)誤,如“您好!這里是××診所,請(qǐng)問貴姓?”

  接聽電話的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)

  “聽話聽聲,鑼鼓聽音”,聆聽電話中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)常可知曉說(shuō)話人的心情態(tài)度。建議在電話機(jī)旁放一面小鏡子,講話時(shí)對(duì)著鏡子,讓自己保持放松、自然、微笑的面容,有助于保證語(yǔ)調(diào)親切禮貌。

  鑒別新老患者

  假如不知道對(duì)方是否曾來(lái)過(guò)診所,接電話的人可以婉轉(zhuǎn)地問:“請(qǐng)問您是否記得上一次來(lái)我們?cè)\所看病是什么時(shí)候?”不要貿(mào)然把對(duì)方當(dāng)成是新患者,這會(huì)顯得診所對(duì)接待過(guò)的患者毫不在意。

  對(duì)新患者的歡迎

  如果對(duì)方是一名新患者,接聽電話的人應(yīng)該先表示感謝:“謝謝您打電話給我們?cè)\所,歡迎您!”為了獲得更多信息還可以接著問“為了把準(zhǔn)備工作做得更好,我可以向您提幾個(gè)問題嗎?”在問完常規(guī)問題后,不妨再添一句:“您是否還有什么事情要告訴我們?”即表示對(duì)患者的尊重,也防止遺漏某些信息。對(duì)新患者,務(wù)必告訴他們:①診所的位置和交通導(dǎo)向;②來(lái)診所時(shí)需要攜帶的資料;③假如診所是醫(yī)保指定單位,應(yīng)提醒患者攜帶有關(guān)資料。

  市場(chǎng)營(yíng)銷調(diào)查

  雖然收集有關(guān)信息對(duì)診所營(yíng)銷非常重要,但必須注意提問方式。不要直截了當(dāng)?shù)貑?ldquo;您是從哪里知道我們?cè)\所的?”而問:“您是否可以透露我們?cè)撓蛘l(shuí)表示謝意,感謝他向您介紹我們?cè)\所?”比較好。如果介紹人是診所的“老客戶”,接電話者應(yīng)多說(shuō)幾句褒獎(jiǎng)的話,如“張先生是個(gè)很熱情的人”、“我們和他相處得非常好”等。如果對(duì)方是通過(guò)廣告而來(lái),接電話者可說(shuō)“是嗎?您覺得我們的廣告如何?”

  安排預(yù)約

  如有患者打電話預(yù)約,務(wù)必了解其主訴。可問:“請(qǐng)問我怎么告訴醫(yī)師您就診的目的更好?”或“您看,我向醫(yī)師匯報(bào)時(shí)怎樣說(shuō)您看病的理由更好?”千萬(wàn)不要用生硬粗魯?shù)姆绞教釂?,?ldquo;您想看什么病?”“你有什么問題?”等。在安排預(yù)約時(shí)間時(shí),接電話患者掌握主動(dòng)權(quán),如“星期二下午3點(diǎn)好嗎?”不要讓患者自行選擇,因?yàn)橐坏┗颊咦鞒龅倪x擇和醫(yī)師工作安排有沖突,再做改變就變得被動(dòng)了。

  不得不暫停通話或聽不清對(duì)方說(shuō)話時(shí)怎么辦?

  電話交談過(guò)程中難免會(huì)因有急事而不得不暫停通話的情況。在暫停電話前,應(yīng)該先禮貌地征求對(duì)方的同意:“不好意思,我這里有點(diǎn)急事要處理一下,請(qǐng)別掛,馬上就好。”如果不能很快解決,每隔1分鐘就必須再和對(duì)方講幾句,向?qū)Ψ降哪托牡却硎靖兄x和歉意。還有一種辦法就是把原委告訴對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方留下聯(lián)系電話號(hào)碼,承諾處理完急事后立即回電。聽不清對(duì)方說(shuō)話時(shí),盡量不要大聲呼喊“什么?”“我聽不清!”“您再說(shuō)一遍!”而可以禮貌、輕聲地說(shuō):“好像電話線路有些問題,不好意思,您能重復(fù)一遍嗎?”或“剛才我這里患者比較多,沒有聽清楚,不好意思,可以麻煩您再說(shuō)一遍嗎?”

  當(dāng)打電話的人不滿意時(shí)怎么辦?

  解決沖突時(shí)“宜疏不宜堵”,最重要的是讓對(duì)方發(fā)泄。不要打斷對(duì)方說(shuō)話,不要解釋、辯解或推卸,只需回應(yīng)“啊”、“唔”或“請(qǐng)繼續(xù)說(shuō)下午等”,讓對(duì)方知道你在聽就可以了,同時(shí)要注意全神貫注傾聽,辨析癥結(jié)所在。電話交談過(guò)程中難免會(huì)因有急事而不得不暫停通話的情況。在暫停電話前,應(yīng)該先禮貌地征求對(duì)方的同意:“不好意思,我這里有點(diǎn)急事要處理一下,請(qǐng)別掛,馬上就好。”如果不能很快解決,每隔1分鐘就必須再和對(duì)方講幾句,向?qū)Ψ降哪托牡却硎靖兄x和歉意。還有一種辦法就是把原委告訴對(duì)方,請(qǐng)對(duì)方留下聯(lián)系電話號(hào)碼,承諾處理完急事后立即回電。接電話者必須有足夠的耐心,讓對(duì)方慢慢冷靜,讓他知道你會(huì)認(rèn)真處理這件事并及時(shí)將處理情況告訴他。你可以告訴對(duì)方:“我會(huì)盡力處理好這件事情,并在下班前把結(jié)果告訴您。我打哪個(gè)電話更合適一些?”千萬(wàn)記住,必須言而有信,不要忘記回電話。

  如對(duì)方堅(jiān)持己見,不依不饒,你可以說(shuō):“我真的很想祝您一臂之力,但我現(xiàn)在心有余而力不足呀!”或“看來(lái),事情并不像我們所希望的那樣。我們是不是都先冷靜下?”或“不好意思,我實(shí)在聽不清您的要求,這樣好嗎?您把電話號(hào)碼告訴我,讓我喘口氣,5分鐘后再打給您。”

  怎樣結(jié)束電話交談?

  診所的電話是與外界連接的重要媒介,必須保持暢通,所以電話交談宜短小精悍。在結(jié)束電話交談時(shí),應(yīng)該簡(jiǎn)單快捷,如“謝謝您打電話來(lái)”,在對(duì)方也有所表示后就說(shuō)“再見”,掛上電話。

  接聽電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ):

  1、開頭語(yǔ)

  Hello,** dental,**齒科**店,我是***,您好!

  2、通話中禮貌用語(yǔ)

  先生/小姐,請(qǐng)問您怎么稱呼?

  麻煩您報(bào)一下您的手機(jī)號(hào)碼/您的姓名/會(huì)員卡號(hào)

  請(qǐng)您稍等,我?guī)湍檎乙幌?我?guī)湍D(zhuǎn)接/我?guī)湍樵円幌箩t(yī)生的預(yù)約時(shí)間

  不好意思,讓您久等了。

  XX先生或小姐,您希望是星期幾/幾點(diǎn)?

  XX先生或小姐,幫您預(yù)約XX號(hào)XX點(diǎn),您看可以嗎?

  您預(yù)約的時(shí)間是XX號(hào)XX點(diǎn),是嗎?

  3、結(jié)束語(yǔ)

  請(qǐng)問還有什么需要幫助嗎?

  XX先生或小姐,感謝您的來(lái)電,再見!

  口腔診所如何進(jìn)行電話回訪

  1接電話方法

  (1)事先將記錄用紙和筆放在自己的手能夠拿到的地方。電話響了之后要馬上拿起來(lái),接晚了的時(shí)候要說(shuō)“讓您久等了,這里是某某牙科。”

  (2)正確地聽取對(duì)方的事情,一定要記錄下來(lái)。有必要的時(shí)候要重復(fù)對(duì)方的話來(lái)進(jìn)行確認(rèn)。不滿的電話和診療相關(guān)的事情,不要自己擅自回答。一定要與醫(yī)生溝通。即使是無(wú)理取鬧的人,也要冷靜、有禮貌地應(yīng)對(duì)。

  (3)事情聽取結(jié)束后,“我知道了,好的,再見”等最后的問候要好好進(jìn)行。話筒要輕輕地放下。

  2打電話方法

  (1)預(yù)先將要說(shuō)的事情做好歸納并記錄下來(lái)。好好確認(rèn)電話號(hào)碼之后再撥打。

  (2)對(duì)方接電話之后,要報(bào)上自己的名字“這里是某某牙科”。

  確認(rèn)對(duì)方,如果不是本人接電話的話要叫對(duì)方叫本人過(guò)來(lái)。

  本人不在的時(shí)候,要問什么什么方便再聯(lián)系,后面再打。根據(jù)情況有時(shí)可能會(huì)讓電話那邊的人傳達(dá)信息。

  開始講話前,要問“不好意思打攪您,請(qǐng)問現(xiàn)在方便說(shuō)話嗎?”,確認(rèn)對(duì)方是否方便。

  說(shuō)事情時(shí)要簡(jiǎn)潔,用用簡(jiǎn)單易懂的話來(lái)說(shuō)。

  (3)事情說(shuō)完之后,要通過(guò)說(shuō)“不好意思打攪您。請(qǐng)諒解。”來(lái)問候。話筒要輕輕地放下。

  
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