工程檔案管理論文范文(2)
工程檔案管理論文范文篇二
淺析水利工程檔案管理
摘要：水利工程檔案是水利工程建設的重要組成部分，隨著水利工程質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。本文就如何做好水利工程檔案管理工作談了自己的一些認識。
關鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 水利工程
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
水利工程檔案是水利部門在水利工程建設運行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實的歷史記錄，是在工作中進行查考、研究、決策的重要依據(jù)，更是水利工程信息的源泉。在重大旱、澇災害面前，在國家財產(chǎn)、人民生命受到威脅的時候，檔案中一個小小的數(shù)字，一句簡單的文字，就能幫助決策者們做出正確的抉擇，以保護國家財產(chǎn)、人民生命的安全。所避免的損失無法用數(shù)字衡量。因此，管理好水利工程檔案，使其在水利工程建設和水利工程管理中充分發(fā)揮作用，更好的為水利事業(yè)服務是各級領導和檔案部門的重要職責。
一、水利工程檔案的特點
1、水利工程檔案形成周期長、種類多、數(shù)量大
水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案與普通文書檔案、會計檔案、實物檔案的不同之處是，一般檔案都是按年度歸檔整理，各單位各部門工作也都圍繞年度計劃進行，而水利工程建設項目一般要經(jīng)歷勘測、規(guī)劃、可行性研究、初步設計和施工設計等多個設計階段。在其設計周期內(nèi)，由于受資金、技術、施工條件等因素的影響，多數(shù)項目均需跨年度實現(xiàn)，這種設計周期的跨年度性給檔案管理帶來一定難度。此外，水利工程常常由多個單項工程組成，建設周期長、投資大、要求高。因此，在整個工程建設中形成的檔案種類多，數(shù)量大。
2、水利工程檔案涉及領域的廣泛性
水利工程建設要經(jīng)過項目建議、可行性研究、勘測、設計、施工準備、施工、竣工驗收、投產(chǎn)使用等多個階段，不僅涉及建設、設計、監(jiān)理、施工、環(huán)保等多個部門和企業(yè)，還涉及基礎工程、主體工程、金屬結(jié)構、機電設備等多個專業(yè)、多種技術領域，是多種技術、工藝的綜合運用。
3.管理利用的時效性
水利工程檔案是水利工程建設全過程的真實反映和記錄，是工程驗收、結(jié)算、運行、管理、維護、改造、擴建的依據(jù)。即使在工程結(jié)束之后，也是其他工程設計建設的借鑒或參考，特別是技術檔案，對日后的工程設計、施工起著很重要的指導作用，需要永久性保存。
4、水利工程檔案的復雜性與多變性
水利工程檔案的復雜性是由水利樞紐工程的組成及其設計內(nèi)容的復雜性決定的，水利工程中各單項工程作用、結(jié)構功能的復雜性，決定其檔案組成的復雜性;多變性是指一項水利工程要涉及社會的各個方面，往往從設計初期，設計工作就因為投資狀況、規(guī)劃走向、拆遷征地、群眾利益等因素不斷修改，甚至有時工程已開工，實際情況又與設計時情況不同，當?shù)卣钟行碌囊?guī)劃要求，設計圖紙不得不變更，這很容易使檔案管理人員分不出到底哪些是應歸檔保存的圖紙。
二、加強工程檔案管理的對策與建議
1、建立檔案管理網(wǎng)絡，確保管理規(guī)范化、標準化
加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。一是成立檔案工作領導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領導全面負責對檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務部門指定專門人員擔任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。二是要設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進行分類排列和編目，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。四是建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。
2、加強管理人員的業(yè)務培訓，提高其業(yè)務素質(zhì)
為了加強水利工程檔案管理工作，首先要加強水利工程檔案管理人員的業(yè)務培訓。對于其管理人員來講，他們的檔案管理知識和業(yè)務技術水平與其他單位的檔案人員來講更應有所提升。所以說，要想提高水利工程檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，首先就要對其進行業(yè)務培訓，尤其是對一些做兼職工作的人員進行培訓，專門培訓有關檔案管理方面的內(nèi)容，這樣才能培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理的隊伍，對于培訓的內(nèi)容要明確，增加檔案管理人員的理論知識，定期的進行對管理人員抽檢，在檔案管理的實際工作當中要將培訓的內(nèi)容聯(lián)系到一起，這樣才能創(chuàng)建一個標準、規(guī)范的水利工程檔案管理隊伍。
3、制定嚴格的水利工程檔案管理規(guī)章制度
檔案管理對工程建設中形成的文件資料收集的要求、整理的標準、歸檔的規(guī)范是統(tǒng)一的，利用的目的也是一致的。因此，必須依《檔案法》規(guī)定，按照國家檔案局和水利工程建設主管部門的規(guī)范要求，根據(jù)各參與單位和每個項目工程的實際，制定一套完整的符合該工程項目特點的檔案管理規(guī)章制度，納入水利工程建設的科學管理之中，使檔案管理工作始終有章可循。如：檔案工作責任制、水利工程建設檔案文件資料收集范圍及分工責任、檔案管理辦法和規(guī)范、檔案歸檔(報送)規(guī)范、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案利用制度等。參與工程建設的任何部門在工程項目任何階段的工作都要遵守執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，使工程項目的檔案管理工作制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，確保水利工程建設的順利開展。堅持“三納入”，抓責任考核。要在工程建設目標中納入檔案的要求，對檔案的管理，也應納入各參建單位有關部門的職責范圍，納入有關人員的崗位職責。確定責任指標，嚴格考核。
4、應用計算機技術，加快水利工程建設檔案管理信息化
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，引進計算機技術對水利工程檔案進行自動化管理無疑是使原有管理方法和手段更上一層樓。同時，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計算機化，更應該是向著數(shù)字化、局域網(wǎng)方向發(fā)展，運用現(xiàn)代化辦公手段，實現(xiàn)水利工程檔案網(wǎng)絡化管理。從而適應檔案信息化建設和水利工程檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著信息技術的發(fā)展，計算機作為一種新的工具已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響，如縮微檔案、電子文件檔案以及 CAD 光盤技術在水利工程檔案管理中的運用。應用計算機建立相應的水利工程項目文檔管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，對水利工程文檔進行程序化、科學化、規(guī)范化管理，不但可以快速、有效、自動地儲存、修改、查找及處理大量的水利工程檔案資料，而且可以利用計算機文檔網(wǎng)絡系統(tǒng)進行水利工程圖紙、文件、資料等文檔的迅速傳遞和溝通，實現(xiàn)資源共享。
總之，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一項基礎性工作，是衡量一個企業(yè)管理水平高低的標準之一。檔案工作者都應該以高度的敬業(yè)精神，良好的政治素質(zhì)和廣博的學識做好自己的本職工作，通過努力，使檔案工作徹底走出“講起來重要，做起來次要，憶起來不要”的誤區(qū)，讓檔案工作為建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作服務。
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