檔案工作的畢業(yè)論文(2)
檔案工作的畢業(yè)論文篇2
淺議信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用
【摘 要】隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。本文筆者在對學(xué)校現(xiàn)有的師生檔案管理機(jī)制進(jìn)行深入的研究后，針對學(xué)校傳統(tǒng)師生檔案管理系統(tǒng)的弱點與不足提出了實現(xiàn)學(xué)校師生檔案管理信息化的路徑。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息技術(shù);學(xué)校
一，傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理方式的缺點。
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個教育單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點：
1.效率低。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，由于信息大使檔案的檢索極為煩瑣，嚴(yán)重影響著檔案管理工作人員的工作效率。
2.保密性差。傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，這給檔案的保密帶來了很大的威脅。
3.檔案查找、更新和維護(hù)困難。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于檔案的查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。
二、現(xiàn)代化的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的特點。
隨著新世紀(jì)的到來，科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，一場以科技進(jìn)步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理。筆者認(rèn)為，針對傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的問題學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實現(xiàn)檔案管理信息化、自動化?，F(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點：
1.現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大
、查閱方便的特點。現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。
2.現(xiàn)代化的學(xué)校檔案管理工作需要高素質(zhì)的專職工作人員擔(dān)任。
學(xué)校檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內(nèi)容，這樣，才能做好學(xué)校檔案管理的各項工作。從當(dāng)前全國的情況來看，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象。21世紀(jì)是信息時代，要跟上社會發(fā)展，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質(zhì)的提高，不斷調(diào)整更新檔案人員專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。如何進(jìn)一步提高檔案工作者整體知識水平以適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題?，F(xiàn)代化檔案管理存在的不足和需要改進(jìn)之處。
3.現(xiàn)代化檔案管理方式作為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的一項新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進(jìn)的地方：
(1)隨著計算機(jī)技術(shù)在各項工作中的使用，產(chǎn)生了大量電子文件，檔案載體大部分變?yōu)榇沤椴牧匣蚱渌d體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機(jī)器才能識別的數(shù)碼，新型檔案載體的產(chǎn)生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。(2)國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也沒有從法律上予以明確規(guī)定。(3)電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學(xué)理論予以深入研究并做出指導(dǎo)。
三、建立現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的意義。
現(xiàn)在我國的中小學(xué)校中檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。建立現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)有著重要的意義。
1.現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)有著很大的容量， 可以存儲歷屆的學(xué)生檔案，并且能夠安全、高效地實現(xiàn)學(xué)校師生的檔案日常管理;
2.現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)只需一至二名檔案管理員可以大大節(jié)省人力，從而減少檔案管理的成本;
3.現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理系統(tǒng)可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
四、實現(xiàn)學(xué)校師生檔案管理信息化的路徑。
為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)近快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。本文筆者認(rèn)為實現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)從以下途徑進(jìn)行：
1.著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2.抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。
3.加強(qiáng)辦公自動化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。 微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案管理標(biāo)志。利用微機(jī)進(jìn)行文書檔案的管理，其優(yōu)點是：
(1)以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時，可利用計算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時效。
(2)微機(jī)管理一是有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準(zhǔn)確率高。隨機(jī)存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。
(3)微機(jī)管理更有利于文檔的保密。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。
4、學(xué)校的檔案工作者必備良好的素質(zhì)。
一個檔案工作人員必備的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，應(yīng)是其具有的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和智力、能力素質(zhì)的最佳綜合表現(xiàn)。檔案工作者應(yīng)是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎(chǔ)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識素養(yǎng)。學(xué)習(xí)檔案先進(jìn)單位的檔案管理工作、知識及發(fā)展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發(fā)，努力提高自己檔案業(yè)務(wù)水平。
知識經(jīng)濟(jì)時代的今天，對文書檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益。
【參考文獻(xiàn)】
[1]郭志敏 《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題》，山東檔案，2003年第19期。
[2]鄭柏杰 __仁《檔案管理信息系》，信息技術(shù)，2004年第3期。
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