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依法科學(xué)管理檔案 促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
依法抓機(jī)制建設(shè)扎實(shí)開展醫(yī)院檔案管理，使之法制化、規(guī)范化、科學(xué)化，是新時(shí)期依法治檔，強(qiáng)化醫(yī)院檔案事業(yè)宏觀管理，推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)同步發(fā)展的重要措施，為建立現(xiàn)代化醫(yī)藥管理體系服務(wù)。
認(rèn)真貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《河北省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，抓長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)，積極推行檔案規(guī)范化管理。
1 提高法律意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為檔案工作規(guī)范管理提供支持
提供法律意識(shí)， 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，成立以院分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確院中心檔案室具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)：一是以院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組為主體，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行決策，研究并制定方案，對(duì)全院檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo);二是以專職檔案管理人員為具體經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)全院所有檔案的處理和管理，并協(xié)調(diào)和督促全院各科室的檔案收集、整理，指導(dǎo)各科室兼職檔案員的工作;三是做好檔案平時(shí)管理工作，堅(jiān)持以各科室負(fù)責(zé)人，即兼職檔案員為骨干，負(fù)責(zé)收集、整理、上交本科室在醫(yī)院工作活動(dòng)中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。
2 依法加大投入力度，搞好硬件基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案工作規(guī)范管理提供保障
為確保檔案管理質(zhì)量，加大了檔案管理工作投入，建立中心檔案室添置高檔檔案設(shè)施，使檔案管理硬件得到改善。建立中心檔案室計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系。購置檔案查詢軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案資料調(diào)閱網(wǎng)上查詢。 科學(xué)化檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。檔案現(xiàn)代化應(yīng)于醫(yī)院信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案水平。
3 加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，為檔案工作規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)
堅(jiān)持以人為本的原則，加強(qiáng)對(duì)檔案人員計(jì)算機(jī)操作知識(shí)培訓(xùn)，每年都選送專兼職檔案專業(yè)技術(shù)人員外出培訓(xùn)和參加繼續(xù)教育，專兼職檔案人員參訓(xùn)率達(dá)到100%，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)一步提高，切實(shí)提升了檔案管理水平和管理質(zhì)量。把檔案事業(yè)列入本院經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。對(duì)檔案的收集、整理、提供、利用作出顯著成績(jī)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。
4 強(qiáng)化管理，建章立制，確保檔案工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化
檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真而細(xì)致的工作，搞好這項(xiàng)工作就必須有嚴(yán)格的制度作保證。為使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，一是按照《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》及《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求，依據(jù)《檔案法》及《河北省檔案管理?xiàng)l例》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際修訂了《醫(yī)院檔案管理實(shí)施細(xì)則》，在內(nèi)容上融檔案分類大綱，檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，文件歸檔的范圍，科技檔案管理制度，檔案員崗位責(zé)任制，檔案保密、借閱、歸檔、利用和鑒定、銷毀等制度于一體，比較系統(tǒng)科學(xué)的體現(xiàn)了醫(yī)院檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)。在制度上形成―套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，確保了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。二是從規(guī)范公文制度入手提高公文質(zhì)量，對(duì)院發(fā)公文統(tǒng)一使用國際通用標(biāo)準(zhǔn)。三是落實(shí)“三專”，把好“四關(guān)”，即：對(duì)所有檔案實(shí)行專室、專柜、專人保管，同時(shí)，把好收集關(guān)、審查關(guān)、驗(yàn)收關(guān)、歸檔關(guān)，使檔案在形成過程中質(zhì)量得到保障，為推進(jìn)檔案工作管理科學(xué)化、規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
5 意識(shí)創(chuàng)新，注重利用，發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理中的重要價(jià)值
檔案管理的最終目的就是為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為醫(yī)、科、教、研工作服務(wù)。一是建立了《借閱檔案登記簿》、《檔案利用效果登記簿》、《醫(yī)院檔案管理程序》等;二是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)上全文查詢調(diào)閱檔案資料;三是編制了各種檢索工具，建立各種門類、載體檔案的案卷目錄、案卷文件目錄、科技檔案總目錄、科技檔案分類目錄、全宗介紹和立卷說明;四是利用檔案資料編輯出版了《科研成果摘要匯編》、《院志》、《大事記》、《醫(yī)院職能部門管理流程》等，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。發(fā)揮了檔案資料的重要作用，體現(xiàn)了檔案資料在醫(yī)院各項(xiàng)工作中的重要價(jià)值。
在現(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，醫(yī)院檔案科學(xué)化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。科學(xué)化檔案管理是解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理的最佳方法。檔案管理科學(xué)化有利于院長(zhǎng)作出長(zhǎng)遠(yuǎn)準(zhǔn)確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，有利于醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對(duì)調(diào)整各項(xiàng)醫(yī)療指標(biāo)，技術(shù)指標(biāo)提供準(zhǔn)確真實(shí)、可靠的依據(jù)，有利于醫(yī)院的各種設(shè)備、設(shè)施的管理。
6 及時(shí)應(yīng)對(duì)檔案工作突發(fā)事件
檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，及時(shí)反應(yīng)，果斷科學(xué)決策合作互助。對(duì)本單位全體人員開展突發(fā)事件應(yīng)急知識(shí)教育，增強(qiáng)對(duì)檔案工作突發(fā)事件的防范意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力。配置適宜安全保存檔案的專門庫房、配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。
醫(yī)院檔案管理是一個(gè)很深刻、值得深思的系統(tǒng)工作。是新時(shí)期依法治檔，強(qiáng)化醫(yī)院檔案事業(yè)宏觀管理，推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展，為建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系服務(wù)的關(guān)鍵。只有依法、科學(xué)管理才能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)，更好的服務(wù)人民。
邊緣化檔案館工作人員現(xiàn)象及其防治策略
據(jù)勞動(dòng)與社會(huì)保障部《全球產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整中的職業(yè)發(fā)展和變化》表明，在全球產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整中，社會(huì)職業(yè)發(fā)生了增長(zhǎng)和發(fā)展、衰落和消退、調(diào)整和變化三種趨勢(shì)。其中，“圖書與檔案管理員”以平均年增長(zhǎng)負(fù)1.0%被列在“衰落和消退”的職業(yè)之中。
一、邊緣化和邊緣化檔案館工作人員的釋義
(一) “邊緣化”
1、什么是“邊緣化”?
邊緣化理論最初出現(xiàn)在西方經(jīng)濟(jì)學(xué)界。后來它被廣泛應(yīng)用在社會(huì)各個(gè)方面。
邊緣化是向人或事物發(fā)展主流的反方向移動(dòng)、變化。邊緣化是一個(gè)比較抽象的說法，就是非中心，非主流，或者說被主流(主流社會(huì)、主流人群、主流意識(shí)形態(tài)、主流文化、主流經(jīng)濟(jì)...)所排斥，所不包容。
2、“邊緣化”的特點(diǎn)
邊緣化不是簡(jiǎn)單說就是被淘汰，準(zhǔn)確說就是不入主流，沒有號(hào)召力、沒有影響力、沒有權(quán)威力，容易被忽視被冷落。任何處于邊緣的事物并不等同于消亡，事物的邊緣化有一個(gè)逐漸演變的過程，這種演變的原因是由于事物本身的內(nèi)在因素和外部條件的變化而變化的。它的結(jié)局無非有兩種，要么是從邊緣重新返回中心，要么是從邊緣走向消亡 。
(二)邊緣化檔案館工作人員
1、檔案館工作的特點(diǎn)
檔案館管理是一項(xiàng)被動(dòng)、單調(diào)、繁雜、機(jī)械而又默默無聞的管理活動(dòng)，工作的程序化明顯，它需要工作人員具有高昂的工作熱情、良好的業(yè)務(wù)知識(shí)、甘于寂寞的心理素質(zhì)。
2、什么是邊緣化檔案館工作人員?
邊緣化檔案館工作人員是由“邊緣化”理論中引出的新概念，意思就是檔案館工作人員由于自身或外界的種種因素，對(duì)自身所從事的檔案館工作失去興趣，呈現(xiàn)邊緣化的現(xiàn)象。
3、邊緣化檔案館工作人員的表現(xiàn)
在實(shí)際的檔案館工作中，邊緣化檔案館工作人員普遍存在著。這些檔案館工作人員工作的積極性和主動(dòng)性不高，責(zé)任心和進(jìn)取心不強(qiáng)，機(jī)械的應(yīng)付著表面的工作，工作不認(rèn)真不負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不聞不問、不注意思考，擺出一副事不關(guān)己的工作態(tài)度。根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)心理學(xué)的研究成果，在群體環(huán)境中，一種社會(huì)心理狀態(tài)和情緒，通過感染和模仿等途徑可以從一個(gè)個(gè)體蔓延到另一個(gè)個(gè)體，一部分人的情緒可以傳染給另一部分人甚至全體成員，從而造成群體行為。邊緣化檔案館工作人員的工作態(tài)度會(huì)對(duì)日后的檔案管理工作埋下了隱患。因此這一現(xiàn)象必須得到關(guān)注。
二、檔案館工作人員邊緣化的原因
1、來自于外界對(duì)檔案館職業(yè)認(rèn)同的偏移。
在當(dāng)今信息社會(huì)高度發(fā)展、信息行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，檔案學(xué)科的發(fā)展卻滯后于社會(huì)發(fā)展的水平，檔案館的社會(huì)地位并未提高，檔案學(xué)科領(lǐng)域沒有得到應(yīng)有的重視，服務(wù)的價(jià)值也沒有得到回報(bào)，等等。加之傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為檔案館工作只是看好庫房而已的、毫無技術(shù)含量的工作，從而輕視檔案工作，使得檔案館工作人員的工作熱情受到打擊。
2、職業(yè)自信心的缺失。
科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，部分工作人員由于自身的知識(shí)水平跟不上社會(huì)的需要，工作觀念和方法老化，許多工作感覺力不從心，慢慢選擇放棄，失去工作的激情。
3、行業(yè)“技術(shù)貴族”的出現(xiàn)。
近些年對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的重視，檔案館內(nèi)的工作人員階層出現(xiàn)巨大的變化，處于信息技術(shù)崗位的工作人員受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，而處于借閱等部門的工作人員由于受到冷落以及較少的職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，內(nèi)心不平衡，于是對(duì)現(xiàn)有工作失去熱情，漸漸邊緣化。
4、檔案館歷來被認(rèn)為是“清水衙門”， “人在曹營心在漢” 是某些館員心態(tài)的真實(shí)反映，他們功利心重，認(rèn)為檔案工作太過繁瑣、不出成績(jī)，沒有前途，他們期望著向薪金待遇高的單位流動(dòng)。
5、檔案館工作人員屬于公務(wù)員、事業(yè)編制，其工作人員工作待遇穩(wěn)定，感受不到社會(huì)上激烈的就業(yè)壓力，因此出現(xiàn)倦怠、消極的工作態(tài)度。
四、檔案館工作人員邊緣化的防治措施
1、開展廣泛深入的檔案宣傳，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)
突出重點(diǎn)的做好檔案宣傳工作，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響力，得到社會(huì)各界的信賴與支持，讓社會(huì)各界了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案、利用檔案，吸引更多的公眾進(jìn)入檔案館，使檔案館不再是深居機(jī)關(guān)大院的閉關(guān)狀態(tài);同時(shí)做好檔案宣傳可以有效地提升檔案工作人員的社會(huì)形象，增強(qiáng)檔案工作人員的榮譽(yù)感、自豪感，提高工作的自覺性與積極性，重新樹立和塑造檔案工作人員的形象從而吸引更多的有志青年投入到檔案工作中，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入新鮮的血液，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的創(chuàng)新與進(jìn)步。
2、定期開展具有針對(duì)性的培訓(xùn)，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型檔案館，不斷提高檔案館工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力
開展多層次、多角度、多方式的檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案館工作人員的專業(yè)技能和文化素質(zhì)，豐富業(yè)務(wù)知識(shí);創(chuàng)建學(xué)習(xí)型檔案館，使廣大檔案館工作人員自覺樹立自我發(fā)展、自我更新的意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)實(shí)際工作的需要;早在1971年第十三次國際檔案圓桌會(huì)議上，秘書長(zhǎng)鮑狄埃強(qiáng)調(diào)，現(xiàn)在是確立檔案部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)政策的時(shí)候了，否則各行政機(jī)關(guān)的電腦室將自行保管現(xiàn)代文獻(xiàn)資料，各研究中心和各大學(xué)也將設(shè)置新的檢索機(jī)構(gòu)，取代檔案部門。“如果檔案人員對(duì)技術(shù)的發(fā)展漠然置之，將會(huì)導(dǎo)致檔案職業(yè)的衰敗” 。因此，檔案館應(yīng)特別重視對(duì)檔案館工作人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)。
3、建立健全考核激勵(lì)機(jī)制，檔案館內(nèi)營造良好的文化氛圍
考核激勵(lì)機(jī)制是一種以人為本的科學(xué)的管理方法，它的目的在于最大限度的調(diào)動(dòng)檔案工作人員的自覺性、積極性和創(chuàng)造能力，不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，為社會(huì)各界服務(wù)。一套高效的考核激勵(lì)機(jī)制可以對(duì)檔案館工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì)和引導(dǎo)。個(gè)檔案館需要善于從物質(zhì)和精神上進(jìn)行鼓勵(lì)，為檔案館工作人員實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值創(chuàng)造機(jī)會(huì)，檔案館內(nèi)要形成一種尊重知識(shí)、尊重人才、尊重創(chuàng)新的良好文化氛圍，以促進(jìn)檔案館和檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
同時(shí)，注重宣傳檔案工作的先進(jìn)人物、先進(jìn)業(yè)績(jī)，大力營造“甘于平凡、甘于奉獻(xiàn)”的精神，進(jìn)一步增強(qiáng)作為檔案工作者的光榮感和自豪感，提高干好檔案事業(yè)的神圣使命感和崇高責(zé)任感，激勵(lì)大家在本職工作中甘于奉獻(xiàn)，在平凡的崗位上創(chuàng)造非凡的業(yè)績(jī) 。
4、廣泛吸納高素質(zhì)人才，建立完善人事聘任考核機(jī)制
對(duì)于檔案館人力資源的狀況曾有一個(gè)非常形象的概括：檔案館60年代是老弱病殘的收容所，70年代是落實(shí)政策的接收站，80年代是干部家屬和職工子女的安置辦，90年代是一些人的跳板和中轉(zhuǎn)站 。從檔案從業(yè)人員資格來看，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣的檔案隊(duì)伍勢(shì)必被邊緣化。因此改善這一狀況需要從源頭上保證檔案館人才資源的專業(yè)性，突破人才瓶頸，真正做到“能者上、庸者下”。
5、構(gòu)建檔案館與館員的“心理契約”，建立通暢的溝通渠道。
心理契約這一隱性契約，其核心是員工滿意度。達(dá)成與維持“心理契約”要以人為本的文化為氛圍。健康向上的文化能創(chuàng)設(shè)出一種奮發(fā)、進(jìn)取、和諧、平等的氛圍和精神，為全體員工塑造強(qiáng)大的精神支柱，形成堅(jiān)不可摧的生命共同體。建設(shè)以人為本的文化，實(shí)現(xiàn)人盡其能，人盡其用，高效開發(fā)員工的能力與潛力，提供相互溝通的平臺(tái)和途徑，了解檔案館工作人員的情感，滿足館員的尊重需要和自我實(shí)現(xiàn)的需要，創(chuàng)設(shè)良好的氛圍、空間，增強(qiáng)員工努力工作的熱情與信念，激發(fā)共同信守“契約”所默示的各自對(duì)應(yīng)的“承諾”。
6、樹立全心全意為人民服務(wù)的人生觀、價(jià)值觀，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)，使自身適應(yīng)工作發(fā)展的需要。
服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素。檔案館工作人員應(yīng)該清晰的認(rèn)識(shí)到檔案館是屬于公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，改變傳統(tǒng)的封閉性視野和自足自滿的意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，為公眾服務(wù)，滿足公眾各方面的檔案需求是檔案館工作人員義不容辭的責(zé)任。同時(shí)，檔案館工作人員自身需積極參加各項(xiàng)現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)技能知識(shí)培訓(xùn)，爭(zhēng)取熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，使自己逐步從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，擁有更多的時(shí)間和精力開展檔案資料的編研和利用等工作。
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