商務(wù)文秘畢業(yè)論文
文秘工作是任何辦公工作運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞,負(fù)責(zé)辦公活動(dòng)各項(xiàng)日常事務(wù)的協(xié)調(diào),商務(wù)文秘工作的效率、質(zhì)量和水平對單位工作的正常運(yùn)行起著舉足輕重的作用。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于商務(wù)文秘畢業(yè)論文的范文,歡迎大家閱讀參考!
商務(wù)文秘畢業(yè)論文篇1
淺談商務(wù)文秘人員的作用和形象塑造
【摘 要】:
現(xiàn)代 企業(yè) 制度的建立,對企業(yè)秘書的素質(zhì)提出了更新更高的要求。秘書工作在商務(wù)活動(dòng)中的參謀、助手作用、信息、協(xié)調(diào)、公關(guān)和服務(wù)作用將更加突出。本文將對此詳細(xì)加以闡述。在此基礎(chǔ)上,本文揭示由職業(yè)特點(diǎn)決定商務(wù)文秘人員的形象具有特殊價(jià)值和要求,并闡述了關(guān)于商務(wù)文秘人員的形象塑造 問題 。
【關(guān)鍵詞】: 商務(wù)文秘 作用 形象塑造
商務(wù)文秘人員,即商務(wù)秘書,主要是指為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者辦公、辦會、辦事服務(wù)的參謀和助手,是為了適應(yīng)企業(yè)管理工作的需要而配備的左右手。就現(xiàn)代商務(wù)秘書來說,秘書工作的職能作用越來越強(qiáng),秘書人員在實(shí)際工作中的地位也隨之提高。由于現(xiàn)代 科學(xué) 管理在 社會 生活中的地位和作用被人們廣泛認(rèn)識和重視,具有專業(yè)知識的秘書人員就有了更多的參與決策的機(jī)會,秘書工作的參謀作用、協(xié)調(diào)作用、信息作用、服務(wù)作用等將越來越重要,而秘書人員在實(shí)際工作中的地位也明顯地提高。這既是商務(wù)秘書的職業(yè)品格,也是秘書人才全新的形象的定位。
一、商務(wù)文秘人員所發(fā)揮的作用
商務(wù)文秘工作是一種具有較強(qiáng)特殊性的職業(yè)。一方面,這種工作直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),甚至直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策,對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)行為 影響 較大。另一方面秘書工作畢竟不是領(lǐng)導(dǎo),只能為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策,而不是出謀劃策。那么,商務(wù)秘書人員應(yīng)發(fā)揮什么作用呢?總的來說,應(yīng)當(dāng)起到六種作用:助手作用、參謀作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、公關(guān)作用、服務(wù)作用。
1、助手作用
商務(wù)文秘人員的首要職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)性工作,起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用。秘書或秘書機(jī)構(gòu)要做好文件的起草、印刷、發(fā)行、立卷、存檔及會議的組織準(zhǔn)備工作,減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān),使領(lǐng)導(dǎo)能集中精力 研究 指導(dǎo)全局性的工作?,F(xiàn)代商務(wù)秘書充當(dāng)助手的輔佐性工作也是智能化和事務(wù)化的高度統(tǒng)一,過去那種“呈上啟下、收收發(fā)發(fā)、接傳電話、寫寫報(bào)報(bào)”的事務(wù)性輔佐 內(nèi)容 ,已不能涵蓄現(xiàn)代秘書工作日益重要和紛繁復(fù)雜的輔佐性的正直含義。通過預(yù)見性思考和換位性思維及組織、溝通、協(xié)調(diào)、督辦等能力的發(fā)揮、廣采信息,擬定預(yù)案,反饋指令執(zhí)行情況,為領(lǐng)導(dǎo)決策的事前、事中、事后做好輔佐性服務(wù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體協(xié)調(diào)統(tǒng)一,政令暢通,高效運(yùn)作,這已成為當(dāng)代商務(wù)秘書工作重要標(biāo)志和一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬。
2、參謀作用
商務(wù)文秘人員許多時(shí)候需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃、計(jì)劃以及各種政策、制度,起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預(yù)案等方面,更多的秘書人員可以在大量的經(jīng)常性工作中,為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),當(dāng)好參謀。諸如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排一個(gè)時(shí)期的工作布局;為領(lǐng)導(dǎo)出主意想辦法,積極主動(dòng)地辦文辦事,完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)等。在制定政策的過程中,商務(wù)文秘人員要承擔(dān)收集情況和建議,草擬可行方案,參與領(lǐng)導(dǎo)班子的 研究 討論 ,直到方案確定,形成書面文件等一系列工作。商務(wù)文秘人員不僅要掌握 企業(yè) 內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié),而且更要將自身思維和行動(dòng)置于外界(國內(nèi)外市場),隨時(shí)參與對外 經(jīng)濟(jì) 活動(dòng),及時(shí)更新思維行動(dòng)方式,把握市場動(dòng)向,收集有效信息,搞好調(diào)查研究,為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握市場形勢提供最佳決策,發(fā)揮最好的參謀作用。
3、提供信息作用
商務(wù)秘書信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作,領(lǐng)導(dǎo)者要在眾多的變革的 社會 政治 經(jīng)濟(jì)文化生活中進(jìn)行決策,都要以反映事物 發(fā)展 變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常商務(wù)秘書工作而言,需要掌握多種信息,概括起來所提供的信息應(yīng)包括政府信息、內(nèi)部信息、 歷史 信息、本單位及下屬單位的有關(guān)情況、資料以及社會信息、國際信息、業(yè)務(wù)信息、 科技 信息和發(fā)展歷史資料等。廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息),起領(lǐng)導(dǎo)的耳目作用。除了通過下級的 各種書面材料、口頭匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等掌握工作的情況外,還要深入實(shí)際,調(diào)查研究,幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握工作的進(jìn)展情況。
4、協(xié)調(diào)作用
協(xié)調(diào)是管理的手段,其實(shí)質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識,調(diào)整關(guān)系,解決矛盾,協(xié)調(diào)行動(dòng)。在新的歷史時(shí)期,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面臨的 問題 十分復(fù)雜,接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷,不斷產(chǎn)生大量新的矛盾,這些矛盾最后都會集中到各級領(lǐng)導(dǎo)面前,要求及時(shí)解決。很多企業(yè)的秘書部門是綜合性的辦事機(jī)構(gòu),是企業(yè)的“窗口”,是各種矛盾的交匯點(diǎn),也是溝通上下、聯(lián)絡(luò)左右的紐帶。從一定意義上講,秘書部門就是協(xié)調(diào)部門。因此,圍繞商務(wù)中出現(xiàn)的矛盾,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、正確處理,是新時(shí)期商務(wù)秘書人員所要發(fā)揮的的重要作用。
5、公關(guān)作用
隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,商務(wù)秘書工作由封閉型轉(zhuǎn)向開放型,使秘書活動(dòng)的領(lǐng)域得以較大的拓展,“內(nèi)務(wù)”與“外事”相互溶合,組成了秘書實(shí)踐運(yùn)作公關(guān)性的整體 內(nèi)容 。從實(shí)踐的本質(zhì)特征來看,秘書與公共關(guān)系工作具有一致性和相通性。對內(nèi),事務(wù)處理、接人待物、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)左右、溝通縱橫,使企業(yè)各部門按經(jīng)營目標(biāo)同步運(yùn)轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)秘書同領(lǐng)導(dǎo)、各部門關(guān)系融洽;對外,收集和交流經(jīng)濟(jì)信息呈報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料,反映主要問題,參與經(jīng)濟(jì)與文化交往活動(dòng),配合諸如經(jīng)濟(jì)信息發(fā)布會、產(chǎn)品訂貨會、慶典會等對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而進(jìn)行大量的具體策劃和事務(wù)工作(會務(wù),傳授、反饋、交往),都表現(xiàn)出公關(guān)性的濃厚特征。
6、服務(wù)作用
在日常生活中,商務(wù)文秘人員還要干一些服務(wù)性的工作,記錄工作,檢查工作。比如與廠家洽談時(shí),作為秘書,要使談判的會場保持安靜,不要讓別人打擾,要關(guān)好門,不要讓閑人隨便進(jìn)出。秘書還要準(zhǔn)備好筆記本,做好會議記錄,以作備份文件,待以后留作 參考 資料。
商務(wù)文秘畢業(yè)論文篇2
論商務(wù)文秘專業(yè)學(xué)生職業(yè)能力的培養(yǎng)
摘要:文秘(商務(wù))專業(yè)主要是面向工商企業(yè)、國家機(jī)關(guān)等企事業(yè)單位,培養(yǎng)系統(tǒng)掌握文秘知識與現(xiàn)代辦公技能,有較強(qiáng)實(shí)踐能力的應(yīng)用型人才。人才培養(yǎng)更加強(qiáng)調(diào)實(shí)際操作能力,因而在教學(xué)實(shí)踐中我們應(yīng)注重和強(qiáng)調(diào)學(xué)生職業(yè)能力的培養(yǎng),以提高學(xué)生的就業(yè)競爭力。其中一方面是學(xué)生的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng),一方面是學(xué)生的專業(yè)能力培養(yǎng)。
關(guān)鍵詞:教育研究 專業(yè)教育 教學(xué)實(shí)踐 商務(wù)文秘專業(yè)
一、學(xué)生的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)
(一)職業(yè)意識
秘書工作有別于其它行業(yè)工作,有其特殊性。應(yīng)向?qū)W生灌輸嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)的職業(yè)意識,同時(shí)還要培養(yǎng)學(xué)生具有良好的禮儀風(fēng)范,養(yǎng)成謙虛而落落大方的態(tài)度。
首先第一步是要讓學(xué)生正確理解秘書工作的定位。秘書最基本的職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。秘書工作性質(zhì)的輔助性,工作關(guān)系的從屬性,決定了秘書在工作中是領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀和智囊,這是秘書首要具備的職業(yè)道德。秘書工作是輔助決策,而非自作主張,所以學(xué)生將來工作中應(yīng)時(shí)刻擺正自己的位置、把握好角色,不擅權(quán)越位。
同時(shí)秘書的工作性質(zhì)處于“幕后”,是無名英雄,這就要求我們一開始就要培養(yǎng)學(xué)生任勞任怨、埋頭苦干、服務(wù)服從的職業(yè)意識。秘書常常辦會,但很少坐在主席臺上;常常撰寫文件,但很少簽上自己的大名;常常辦事,但大多為他人作嫁衣。服務(wù)性是其最本質(zhì)特征。同時(shí)要意識到秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的堅(jiān)定的執(zhí)行者和堅(jiān)決的維護(hù)者,而離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是,別出心裁,都是職業(yè)道德所不允許的。
因?yàn)槊貢墓ぷ餍再|(zhì)關(guān)系,我們還應(yīng)培養(yǎng)學(xué)生具有保密意識。秘書由于工作性質(zhì),大量接觸機(jī)要文件,掌握許多核心機(jī)密,一旦失密,就會給工作帶來極大的被動(dòng)。保密是秘書工作的重要組成部分,保守本單位內(nèi)部的機(jī)密也是秘書的職業(yè)精神。
(二)知識素養(yǎng)
秘書工作的綜合性,要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面;縱向具有較深厚的專業(yè)知識。
1、基礎(chǔ)知識。從事秘書工作的人員,尤其需要具備較為深厚的寫作知識和邏輯常識。否則,今后工作中秘書的文字材料就會變得空洞、枯燥,出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤甚至漏洞百出。
2、專業(yè)知識。這是需要學(xué)生牢固掌握秘書“辦會、辦事、辦文”三大核心工作所需的知識、技能、素質(zhì)要求。
3、行業(yè)知識。我們還可讓學(xué)生了解一些行業(yè)知識。如在政府機(jī)關(guān)工作的必須具有行政管理知識,在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識、市場營銷知識。
(二)人文素質(zhì)。
現(xiàn)代秘書工作已不滿足于傳統(tǒng)秘書的被動(dòng)性、事務(wù)性,其在工作中所表現(xiàn)出的協(xié)調(diào)、溝通能力也關(guān)乎秘書工作的成敗。這就要求我們培養(yǎng)學(xué)生具有秘書人員應(yīng)具備的較強(qiáng)情商,雙向溝通能力和與人協(xié)調(diào)的能力,處理好人與人之間的關(guān)系。
秘書工作事多而廣,處于紛繁復(fù)雜具體事務(wù)中的秘書,經(jīng)常會發(fā)生各種各樣的意外事件,只有頭腦冷靜、有良好的自制力,采取果斷有力的措施,才能使各種問題得到有效的控制和妥善的解決。這些能力也需要我們在教學(xué)過程中有意識地去培養(yǎng)學(xué)生。
二、學(xué)生的專業(yè)能力培養(yǎng)目標(biāo)
(一)、寫作能力
寫作能力應(yīng)作為我們文秘專業(yè)學(xué)生核心的能力培養(yǎng)目標(biāo)。商務(wù)秘書常常需要制定措施、編制計(jì)劃,撰寫各種報(bào)告,供企業(yè)決策時(shí)參考,不僅對材料要進(jìn)行綜合分析,還要對領(lǐng)導(dǎo)者的工作思路要進(jìn)行演繹或歸納,所有這些都要靠規(guī)范、準(zhǔn)確、精練的文字表達(dá),因此運(yùn)營性和商業(yè)性文書書面表達(dá)能力應(yīng)是我院文秘學(xué)生必備基本功。教學(xué)中應(yīng)通過大量的具體公文寫作練習(xí)讓學(xué)生真正掌握各種公文的寫作方法,切實(shí)提高其寫作能力。并要求學(xué)生把字寫得端正、勻稱、流利。
(二)、口頭表達(dá)能力
秘書的口才,直接影響著他參謀和助手效能的發(fā)揮。這“說”的過程,一方面是表達(dá)自己的理解和見解,另一方面也能在工作中跟領(lǐng)導(dǎo)、群眾溝通。教學(xué)中要通過秘書口語這門課程培養(yǎng)學(xué)生說一口標(biāo)準(zhǔn)且流利的普通話,口齒清晰,不緊不慢。鍛煉學(xué)生平時(shí)表達(dá)簡明扼要,切忌羅嗦。說話有條有理,善于打腹稿,有的放矢。并讓學(xué)生學(xué)會聽說,能從別人的冗長、反復(fù)的發(fā)言中找出要領(lǐng),或是從眾口交加、激烈爭論中抓住重點(diǎn),快速地將其轉(zhuǎn)化為自己簡明的語言加以復(fù)述。
(三)、社交活動(dòng)能力
現(xiàn)代社會中的秘書不再是整天坐在辦公室整理文件或是伏案寫作,而是要經(jīng)常參加各種社會活動(dòng)。所以,作為秘書人員必須具有一定的社會活動(dòng)能力,懂得各種場合的禮儀、禮節(jié),善于待人接物。做到既能輕松愉快地完成工作,又能與外界保持良好的關(guān)系。因而,我們的教學(xué)中還要提高學(xué)生人際交往能力,使其掌握秘書工作的必需禮儀規(guī)范。
(四)、協(xié)調(diào)能力
秘書要善于發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門與部門之間、機(jī)關(guān)與基層之間工作上的矛盾和不平衡;善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致;善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解和不合,并及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)。
(五)、熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力
諸如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備,特別是計(jì)算機(jī)操作能力,教師都盡可能提供一切機(jī)會讓文秘專業(yè)人員學(xué)會使用。在筆者任教的學(xué)校,有一個(gè)很好的作法是讓商務(wù)文秘專業(yè)的學(xué)生到學(xué)校各行政辦公室、系部辦公室當(dāng)值班學(xué)生,協(xié)助老師、行政人員處理一些辦公室文件,幫忙接打電話,打印、傳輸文件等。在實(shí)際的辦公環(huán)境中學(xué)生切實(shí)地接觸到具體而瑣碎的辦公事務(wù),也能從中學(xué)會熟練地使用各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備,為學(xué)生將來進(jìn)入工作崗位提供了一個(gè)很好的過渡和準(zhǔn)備。
(六)、判斷能力
有人說:“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷”。為了實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指示,商務(wù)秘書必須正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖,盡快地作出判斷,準(zhǔn)確無誤地應(yīng)對,才不致于出現(xiàn)工作失誤或漏洞。因而,我們在具體的專業(yè)教學(xué)中都會使用案例教學(xué),或是在實(shí)訓(xùn)中使用具體情景教學(xué)使學(xué)生學(xué)會怎樣在工作中做出快速而準(zhǔn)確的判斷。
(七)、應(yīng)變能力
秘書的大部分工作都有章可循,并嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。但有些工作,尤其是事務(wù)性工作,在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下,也常會出現(xiàn)意想不到的情況。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力,處理問題既要符合原則,又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。
(八)、掌握外語的能力
隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,越來越多的管理者會進(jìn)行國際貿(mào)易交際、商務(wù)談判,簽訂合同等,這就要求商務(wù)秘書具備一定的外語能力,掌握基本的外語聽、說能力。
(九)、自我心理調(diào)節(jié)能力
文秘職業(yè)的特定性質(zhì),要求我們要更加關(guān)注培養(yǎng)學(xué)生樹立良好的心態(tài),學(xué)會寬容、協(xié)作。
1、培養(yǎng)學(xué)生控制自我情緒的能力?,F(xiàn)在的高職學(xué)生一般生活和學(xué)習(xí)一帆風(fēng)順, 當(dāng)遇到挫折時(shí), 容忍力較低, 有的甚至一撅不振。而秘書工作由于其綜合性和復(fù)雜性, 工作中很容易遇到挫折和委屈。因此, 在教學(xué)中我們應(yīng)教會學(xué)生在遇到挫折時(shí)多想想有利因素,學(xué)會從全局和長遠(yuǎn)看問題,緩解心理沖突, 平息情緒的波動(dòng)。
2、培養(yǎng)學(xué)生應(yīng)對壓力的能力。由于秘書工作情景和事項(xiàng)復(fù)雜, 千頭萬緒, 工作時(shí)間冗長, 綜合性和交叉性極強(qiáng), 這種超負(fù)荷的運(yùn)轉(zhuǎn)使秘書感到巨大的壓力, 身心疲憊, 容易導(dǎo)致心理失調(diào)。因此, 應(yīng)培養(yǎng)學(xué)生正確認(rèn)知壓力。把壓力看成是秘書工作的一種正?,F(xiàn)象。
三、如何提高文秘專業(yè)學(xué)生的就業(yè)競爭力
(一)轉(zhuǎn)變教學(xué)理念
長期以來,人們對秘書專業(yè) 一直理解為學(xué)科教育,教學(xué)過程中,仍然以學(xué)科體系為依托,而忽視學(xué)生職業(yè)能力的培養(yǎng)。其實(shí),文秘教育本質(zhì)上是一種職業(yè)能力教育,我們應(yīng)轉(zhuǎn)變文秘專業(yè)的教學(xué)理念,以職業(yè)教育為自豪,把文秘專業(yè)學(xué)生的教育目標(biāo)由“知識人”轉(zhuǎn)變成“職業(yè)人”。
(二)加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)
目前文秘教師多是“半路出家”,秘書學(xué)基礎(chǔ)不是很扎實(shí);即使是“科班”出身,也多是從學(xué)校到學(xué)校,缺乏必要的專業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),而秘書學(xué)又是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的專業(yè)。因此,首先提高專業(yè)教師的水平是提高文秘專業(yè)學(xué)生競爭力的關(guān)鍵。
(三)教材創(chuàng)新
目前文秘專業(yè)教材雖“琳瑯滿目”,給老師們提供了更多的選擇余地,但大多是你抄我,我抄你,少有創(chuàng)新,基本上沒跳出“辦文辦會辦事”的框框。要實(shí)現(xiàn)對學(xué)生職業(yè)能力的有效培養(yǎng),就要在教材的選擇上進(jìn)行創(chuàng)新。
1、在理念上要定位準(zhǔn)確,面向企業(yè)文秘人員,符合當(dāng)前秘書實(shí)際工作需要,能解決文秘人員在日常工作中面臨的普遍性問題。
2、在內(nèi)容上要與企業(yè)文秘工作的流程相吻合,具有可操作性,不是在諸多“意義”、“特點(diǎn)”、“分類”之后不了了之。
3、應(yīng)有豐富的案例,能增強(qiáng)學(xué)生的參與感,從而提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。
參考文獻(xiàn):
1.楊群歡 高職文秘專業(yè)實(shí)踐教學(xué)改革與探索[J];教育探索;2004.11
2.沈建紅 文秘專業(yè)人才就業(yè)能力的培養(yǎng)途徑[J];中國職業(yè)技術(shù)教育;2004.24
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