檔案類中級職稱論文
檔案類中級職稱論文
企業(yè)檔案是企業(yè)檔案資源的重要組成部分，下面是由學(xué)習啦小編整理的檔案類中級職稱論文，謝謝你的閱讀。
檔案類中級職稱論文篇一
國有企業(yè)檔案的管理與流向
【英文標題】Management and Direction of State-owned Enterprises Archives
【內(nèi)容提要】 新中國檔案事業(yè)建立初期，國家對于國有企業(yè)檔案的歸屬與流向曾經(jīng)對此做出過安排，但是隨著改革開放的深入，這種安排已經(jīng)難于實現(xiàn)。國家對于國有企業(yè)檔案的歸屬與流向沒有做出比較明確的規(guī)定，以致國有企業(yè)檔案的歸屬與流向問題再次引起了人們的關(guān)注。本文對此進行了分析，同時對國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進行了考察，提出了國有企業(yè)檔案歸屬與流向的方案選擇。
【關(guān) 鍵 詞】企業(yè)檔案/檔案館網(wǎng)/檔案流向
國有企業(yè)檔案(如果沒有特別的說明，本文中的“企業(yè)檔案”指的都是“國有企業(yè)檔案”)是國家檔案資源的重要組成部分，對于它的歸屬與流向，國家必須有一個統(tǒng)籌安排。新中國檔案事業(yè)建立初期，國家曾經(jīng)對此做出過安排，但是這種安排在改革開放之后已經(jīng)無法實現(xiàn)。于是，企業(yè)檔案的流向問題再次引起了人們的關(guān)注，尤其是在破產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動的企業(yè)越來越多的情況下，這個問題一下子變得突出起來。
一、國家政策的模糊性
國有企業(yè)檔案是國家檔案資源的當然的組成部分。但是最近20年來，在企業(yè)檔案歸宿的問題上，一直存在著一個政策上的盲區(qū)。
1980年7月，國家經(jīng)委、國家建委、國家科委和國家檔案局聯(lián)合召開了全國科技檔案工作會議，在經(jīng)國務(wù)院批轉(zhuǎn)的會議報告中，四部委提出“為了妥善地保存各專業(yè)的科學(xué)技術(shù)檔案，便于按專業(yè)集中使用，中央各專業(yè)主管機關(guān)可根據(jù)需要設(shè)立專業(yè)檔案館，保管本系統(tǒng)需要永久、長期保存的檔案。”①四部委同時發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二十八條規(guī)定：“國務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機關(guān)，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和管理本專業(yè)需要長期和永久保存的科技檔案。”在20世紀80年代初以前，在檔案學(xué)的術(shù)語中還沒有產(chǎn)生“企業(yè)檔案”的概念，所謂“企業(yè)檔案”在當時大體上都被統(tǒng)稱為“科技檔案”。因此上述兩個文件表面上針對的是科學(xué)技術(shù)檔案，實際上包括了今天所說的“企業(yè)檔案”的大部分。當時，中國的企業(yè)無一不是國有或集體所有的企業(yè)，并且這些企業(yè)無一不是在各級“專業(yè)主管機關(guān)”的管理、統(tǒng)轄之下。因此，按照當時政策制定者的思想，在中央專業(yè)主管部門建立了“專業(yè)檔案館”之后，有相當一部分企業(yè)的“企業(yè)檔案”將進入這個檔案館中永久保存。
對于其檔案未能進入這些“專業(yè)檔案館”的企業(yè)，當時出臺的一個重要的規(guī)定可以將其包括進來。1983年出臺的《檔案館工作通則》在明確檔案館接收檔案的范圍時規(guī)定：檔案館要接收“本級機關(guān)、團體及其所屬單位具有永久保存價值的檔案。”當時，企業(yè)都處于專業(yè)主管機關(guān)的管理之下，幾乎所有的國有企業(yè)或集體企業(yè)都可以歸入某一政府機關(guān)的“所屬部門”中去，因而其檔案可以納入到各級“檔案館”(按照《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》的規(guī)定，這些“檔案館”應(yīng)該指的是各級“國家綜合檔案館”)的收集范圍中來。
根據(jù)以上兩項規(guī)定，歸中央專業(yè)主管機關(guān)管理和不歸中央專業(yè)主管機關(guān)管理的企業(yè)的檔案都可以找到一個適當?shù)臍w宿(雖然在當時專業(yè)主管機關(guān)的“專業(yè)檔案館”并沒有建立起來)。這表明，對于企業(yè)檔案的歸屬與流向問題，當時的政策制定者是有明確的考慮和安排的。
隨著經(jīng)濟體制改革的深入，企業(yè)與檔案的管理體制已經(jīng)發(fā)生了深刻的變化。在這種情況下，對企業(yè)檔案歸屬與流向的上述安排已難于實現(xiàn)。首先，各專業(yè)主管機關(guān)沒有幾家真正建立起一個可以永久保管檔案的“專業(yè)檔案館”，由中央專業(yè)主管機關(guān)對所屬企業(yè)的檔案的管理基本無法實現(xiàn)(能夠?qū)崿F(xiàn)的只是個別的);其次，在經(jīng)濟體制改革的過程中，大量的企業(yè)被推向市場，與政府部門的“專業(yè)主管機關(guān)”脫離了關(guān)系，企業(yè)成了獨立的法人，不再是各專業(yè)主管機關(guān)的“所屬單位”，按照《檔案館工作通則》的規(guī)定對不歸中央專業(yè)主管機關(guān)管理的企業(yè)的檔案進行接收已經(jīng)失去了根據(jù)。
在舊的“根據(jù)”失去根據(jù)的情況下，新的“根據(jù)”卻沒有建立起來。1987年，全國的經(jīng)濟體制改革已經(jīng)有了很大的發(fā)展，這個時候，國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委聯(lián)合制發(fā)了《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。這個《規(guī)定》的制定者也許是已經(jīng)意識到了原來對企業(yè)檔案歸宿的安排已難于實現(xiàn)，而要做出新的安排又不太可能，于是在這個《規(guī)定》中回避了對企業(yè)檔案歸屬與流向問題的安排，轉(zhuǎn)而采取一種較為模糊的政策。其中的第二十六條規(guī)定“企業(yè)要按照國家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。”第二十七條規(guī)定“企業(yè)破產(chǎn)以后，除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實物移交外，其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。”這個規(guī)定對企業(yè)檔案的歸屬與流向采用了較為模糊的策略：第一，“國家有關(guān)規(guī)定”是什么，目前沒有人能說得清楚;第二，“有關(guān)檔案館”指的是什么，不同的人可以有不同的解讀，有的人把它理解為“國家綜合檔案館”，有的人把它理解為“企業(yè)檔案館”，還有的人把它理解為目前還不存在的將來可能會存在的某種類型的檔案館。而政策的制定者由于有意采取一種回避態(tài)度，所以一直到2002年這個《暫行規(guī)定》被廢止也沒有對目前的混亂進行澄清。
《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》被廢止是由于2002年10月國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)檔案管理規(guī)定》。這個《規(guī)定》對于企業(yè)檔案的歸屬與流向采取了一種更為徹底的回避態(tài)度。整個《規(guī)定》只有一處在規(guī)定企業(yè)檔案部門的職責時提到了“移交”字樣(第五條第一款“貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度”)。但這個規(guī)定卻很不明確，既沒有說出向哪里移交，也沒有說出國家有關(guān)移交的制度在哪里。
二、企業(yè)檔案的管理狀況
目前，國有企業(yè)檔案的管理大體上有以下幾種情況：
一是企業(yè)檔案在企業(yè)檔案館中保存。最近一些年，國家檔案行政管理部門是鼓勵有條件的企業(yè)建立企業(yè)檔案館保管企業(yè)檔案的。1987年國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委印發(fā)的《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》第二十三條規(guī)定：“有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料中心。”1992年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》也把企業(yè)檔案館作為全國檔案館網(wǎng)的一部分專門加以規(guī)定。為了規(guī)范企業(yè)檔案館的設(shè)置，1996年3月，國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)檔案館申報登記辦法》，其中的附件《建立企業(yè)檔案館的條件和企業(yè)檔案館的標準》提出了建立企業(yè)檔案館的條件和標準。自此，企業(yè)檔案館的設(shè)置更加規(guī)范，企業(yè)檔案館的數(shù)量開始穩(wěn)步上升。
1960年中國建立了第一個企業(yè)檔案館。此后國家沒有對企業(yè)檔案館設(shè)立情況進行統(tǒng)計，直到1991年《全國檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計年報》重新對企業(yè)檔案館設(shè)立的情況進行統(tǒng)計。這一年全國共有企業(yè)檔案館229個，到2003年全國已經(jīng)有企業(yè)檔案館300個，保存檔案的卷數(shù)從1991年的6267609卷增加到2003年的26440407卷。
企業(yè)設(shè)立檔案館保管本企業(yè)的檔案目前存在著兩個問題：第一個問題是2004年7月實施《行政許可法》后，國家檔案局對檔案部門的行政許可事項進行了清理，國務(wù)院取消和調(diào)整了涉及國家檔案局的33項檔案行政審批項目。其中包括企業(yè)檔案館登記核準、建立企業(yè)檔案館核準、成立企業(yè)檔案館備案等項目。也就是說，以后企業(yè)中是否設(shè)立企業(yè)檔案館，或者設(shè)置一個什么樣的企業(yè)檔案館，是企業(yè)自己說了算，檔案行政管理部門無權(quán)干涉。在這種情況下，企業(yè)檔案是否還要在企業(yè)檔案館中保存，或者在一個什么樣的企業(yè)檔案館中保存，無人能夠做出預(yù)測。國家檔案資源中的企業(yè)檔案的流向問題又產(chǎn)生了一個新的未知數(shù)。第二個問題是如前所述，由于國家沒有明確的政策，同時《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》沒有做出明確的規(guī)定，企業(yè)檔案館是一個什么性質(zhì)的機構(gòu)，目前還不明確。
二是企業(yè)檔案在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立的檔案室中保存。依據(jù)我國的有關(guān)規(guī)定，我國的黨政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位中都要設(shè)立一個保管本單位檔案的機構(gòu)，這樣的機構(gòu)通常是檔案室。由于企業(yè)檔案館設(shè)立需要具備一定的條件，而全國的絕大多數(shù)企業(yè)并不備這樣的條件，因此設(shè)立檔案室管理本企業(yè)檔案的企業(yè)要遠遠多于設(shè)立檔案館保管本企業(yè)檔案的企業(yè)。
由于國家在企業(yè)檔案的最后歸屬與流向上存在著政策“盲區(qū)”，因此企業(yè)檔案室中保管的檔案最后應(yīng)該流向哪里，目前找不到準確的政策依據(jù)?！稒n案法》第十一條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”根據(jù)這個規(guī)定，企業(yè)檔案最終還是要向檔案館移交，但是《檔案法》并沒有明確說明這個“檔案館”是什么檔案館。
三是企業(yè)檔案在國家綜合檔案館中保管。在前些年“豐富館藏”、加強館藏特色化建設(shè)的過程中，一些地方接收了若干個有特點的企業(yè)的檔案。企業(yè)檔案是否應(yīng)該在國家綜合檔案館館中保存目前還沒有明確的政策依據(jù)。國家政策既不明確支持，也不明確反對。在這種情況下，一些地方根據(jù)本地的實際情況，制訂了地方的行政規(guī)章，把有關(guān)的企業(yè)檔案接收進國家綜合檔案館。例如在天津市《大港區(qū)檔案館關(guān)于接收檔案的實施辦法》中就規(guī)定區(qū)檔案館接收“區(qū)屬各機關(guān)、企事業(yè)單位在生產(chǎn)、科研活動中形成的具有永久和長期保存價值的科技檔案。包括：工業(yè)、交通、通訊、基建、科研、農(nóng)林牧、水利、電力、能源、氣象、地質(zhì)、測繪、環(huán)保、教育等檔案。”
四是破產(chǎn)或產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓的企業(yè)的檔案流向了企業(yè)的新的所有者、主管機關(guān)或國家綜合檔案館。破產(chǎn)是最近十幾年才有的現(xiàn)象。時間雖然不長，但是在最近幾年卻是數(shù)量巨大。“據(jù)23個省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門2001年統(tǒng)計，國有企業(yè)破產(chǎn)數(shù)目達7873家，經(jīng)法院審理終結(jié)的5539家。”②企業(yè)檔案處置根據(jù)企業(yè)破產(chǎn)后變動情況的不同，有轉(zhuǎn)讓、移交、寄存、購買、滯留、封存以及無人過問等幾種形式。目前破產(chǎn)企業(yè)的檔案歸入重組、兼并或購買的企業(yè)，以及滯留原企業(yè)占大多數(shù)。從檔案流向上看，一般企業(yè)黨群、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等文書檔案及會計檔案移交給企業(yè)上級主管部門或寄存在地方綜合檔案館;基建、科研、設(shè)備、產(chǎn)品檔案隨資產(chǎn)的轉(zhuǎn)讓、處置而移交給新的企業(yè)。人事檔案隨人走，無接收單位及離退休人檔案移交給人事局，職工檔案交給勞動局或勞動服務(wù)中心。
破產(chǎn)企業(yè)的檔案進入了國家綜合檔案館或其他有向國家綜合檔案館移交檔案義務(wù)的其他部門之后，對于這些檔案的最后流向還存在著一些現(xiàn)實的問題需要回答。如接收了破產(chǎn)企業(yè)檔案的機關(guān)在向國家綜合檔案館移交檔案時，這些檔案是否也要向國家綜合檔案館移交?如果不移交，那么這些檔案的最后結(jié)果會是怎么樣?如果破產(chǎn)企業(yè)的檔案進入了國家綜合檔案館，那么它是以什么“名義”進去的?它是檔案館正常接收的，還是暫時代管或寄存的?
三、企業(yè)檔案歸屬與流向方案選擇
在確定企業(yè)檔案的歸屬與流向時，除了要保證企業(yè)檔案的完整與安全之外，還必須堅持的一個前提，即企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)，國有資產(chǎn)也就是公共財產(chǎn)，公共財產(chǎn)遲早應(yīng)該能夠為公眾所利用。以此思想為指導(dǎo)，在企業(yè)檔案的歸屬與流向的問題上，有以下三種方案可供選擇：
第一方案：企業(yè)檔案由本企業(yè)永久管理。企業(yè)檔案在企業(yè)中永久管理需要有三個條件：第一個條件是企業(yè)建立了一個可以永久保存檔案的企業(yè)檔案館，第二個條件是保證企業(yè)檔案有一個良好的保管條件;第三個條件是企業(yè)檔案能夠在一定的時間后向社會開放。
要實行此種方案，首先需要解決的一個問題是明確企業(yè)檔案館的性質(zhì)，要把企業(yè)檔案館建設(shè)成為一個可以永久保管檔案的檔案館。對于企業(yè)檔案館的性質(zhì)，我國檔案界一直存在著爭議，不過多數(shù)人認為這種檔案館不是終極的，而是過渡的。例如，有人指出：“全民所有制企業(yè)的檔案當然歸國家所有，對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展具有重要意義的企業(yè)檔案必須向國家有關(guān)的檔案館移交。但要尊重企業(yè)的自主權(quán)，使檔案有利于企業(yè)的發(fā)展，可在相當長的時間內(nèi)(具體多長時間，移交給哪個檔案館為宜，需另作論證)，先由企業(yè)自行管理。”③《全國檔案館設(shè)置原則與布局方案》對于企業(yè)檔案館的性質(zhì)也沒有做出比較明確的規(guī)定。因此，要使企業(yè)檔案永久性地在企業(yè)檔案館中保存，需要對《全國檔案館設(shè)置原則與布局方案》進行修改，要明確企業(yè)檔案館的性質(zhì)，把企業(yè)檔案館真正地作為一個“檔案館”來建設(shè)，而不應(yīng)該總是不明不白，或者把企業(yè)檔案館名義上作為“檔案館”，實際上仍然是把它作為檔案室來建設(shè)。
需要解決的第二個問題是把企業(yè)檔案館納入到“國家檔案館”的范圍。按照《檔案法》的規(guī)定，只有國家檔案館才有向社會開放檔案的義務(wù)。如果企業(yè)檔案在企業(yè)檔案館中永久保管了，同時又要使企業(yè)檔案館中保存的檔案能夠向社會開放，必須對《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》進行修改，明確企業(yè)檔案館是“國家檔案館”中的一部分。否則，就必須對《檔案法》進行修改，使《檔案法》中有關(guān)檔案開放的規(guī)定能夠把“企業(yè)檔案館”包容在內(nèi)。很顯然，走修改《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》的道路比較現(xiàn)實一些。理由有二：一是作為檔案館在性質(zhì)上完全不同于檔案室，從本質(zhì)上說，檔案館本來就應(yīng)該是面向社會的;二是修改《檔案法》和修改《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》比較起來，難度更大一些。
需要解決的第三個問題是各級檔案行政管理部門加強對企業(yè)檔案館的監(jiān)督問題。企業(yè)檔案館作為一個檔案館應(yīng)該是面向社會的，應(yīng)該納入到各級檔案行政管理部門監(jiān)管的范圍中來。國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案館的監(jiān)管重點應(yīng)該放在兩個方面，一個方面是對企業(yè)檔案保管條件的監(jiān)管，以確保國家檔案資源在企業(yè)檔案館中齊全完整;另一個方面是在企業(yè)檔案館難以繼續(xù)存在時，能夠?qū)υ撈髽I(yè)檔案的流向做出科學(xué)的安排。
實施這種方案的一個難點是，在《行政許可法》實施后，企業(yè)檔案館登記核準、建立企業(yè)檔案館核準、成立企業(yè)檔案館備案等已被國務(wù)院列為取消和調(diào)整的行政審批項目的范圍。以后企業(yè)中是否設(shè)立企業(yè)檔案館，或者設(shè)置一個什么樣的企業(yè)檔案館，是企業(yè)自己說了算，檔案行政管理部門無權(quán)干涉。這種情況進一步加大了實施這一方案的難度。
第二方案：由國家綜合檔案館對企業(yè)檔案進行接收。在一個企業(yè)不具備建立企業(yè)檔案館的條件，而檔案在企業(yè)中保管又很難確保其安全時，可以由國家綜合檔案館對這些檔案進行接收。當然，國家綜合檔案館不可能對一個企業(yè)的全部檔案都要接收，而只是將其中需要永久保存的檔案、能夠為社會各方面所需要的檔案接收進館。國家綜合檔案館接收企業(yè)檔案時，應(yīng)該注意尊重企業(yè)的自主權(quán)，如果條件允許，國家綜合檔案館接收檔案的時間可以適當延長，比如20年或30年。但是接收檔案的時間最好不要超過30年，因為按照《檔案法》規(guī)定的原則，檔案開放的時間一般不要長于30年。
最近一些年，不少企業(yè)進行了改制，還有一些企業(yè)破產(chǎn)，對于改制和破產(chǎn)企業(yè)的檔案的處理，國家檔案局召開了幾次會議進行研究，并與國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會等聯(lián)合制發(fā)了《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》。對改制、破產(chǎn)企業(yè)的不同的檔案，各個地方采取了不同的處理辦法，其中有一部分檔案就寄存或暫存到了國家綜合檔案館。例如，2001年實施的《河北省國有破產(chǎn)企業(yè)檔案處置暫行辦法》中規(guī)定，“生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由清算組與有關(guān)方面商定，可移交破產(chǎn)企業(yè)接收方，亦可移交企業(yè)主管部門或寄存所在地地方國家檔案館”;“黨群工作、行政管理工作檔案可移交企業(yè)主管部門或寄存企業(yè)所在地地方國家檔案館”。④在南京，為了確保改制、關(guān)閉、破產(chǎn)企業(yè)檔案的安全，南京市檔案館有計劃、有步驟地將改制、關(guān)閉、破產(chǎn)企業(yè)中具有永久、長期保存價值的文書檔案、會計檔案和部分名、優(yōu)、特產(chǎn)品檔案10萬卷接收進檔案館。這項工作已明確列入南京市檔案局2008年為民辦實事的10項任務(wù)之一。⑤
第三方案：建立一個專門保管一個地區(qū)的企業(yè)檔案的檔案館。如果一個地區(qū)的企業(yè)比較集中，同時該地區(qū)的國家綜合檔案館也無保管企業(yè)檔案的能力，并且具備建立檔案館的條件，那么可以由國家檔案行政管理部門牽頭，在該地區(qū)設(shè)立一個專門保管企業(yè)檔案的企業(yè)檔案館。建立這樣的企業(yè)檔案館之后，該館要由國家檔案行政管理部門管理，也可以作為一個地區(qū)的國家綜合檔案館的分館。
這種方案是比較理想的，也是難度最大的。因為這涉及與企業(yè)交涉的問題，同時也涉及建館和長久維護的問題?？上驳氖?，對于這種難度最大的方案，江蘇省南通市已經(jīng)付諸了實施。2007年4月9日，經(jīng)南通市政府批準，南通市啟動了企業(yè)檔案保管利用中心建設(shè)工程。該“中心”是“南通市檔案事業(yè)發(fā)展十一五規(guī)劃”的重點項目，建筑總面積逾5000平方米，在南通市檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，對全市企業(yè)檔案實行集中保管，并對其進行規(guī)范整理、認真鑒定、系統(tǒng)開發(fā)，從而從根本上解決企業(yè)檔案多頭管理、多處存放、不便利用和監(jiān)管的難題。南通市建設(shè)企業(yè)檔案保管利用中心的經(jīng)驗推廣之后，國有企業(yè)檔案的歸宿問題可望得到解決。
注釋：
?、賴覚n案局辦公室編，《檔案工作文件匯集》(第二集)，北京;檔案出版社，1985年，第266頁。
②中國檔案學(xué)會，“檔案學(xué)2001年的新發(fā)展”，《學(xué)科發(fā)展藍皮書·2002卷》，中國科學(xué)技術(shù)出版社，2002年12月。
③郝紀文，“關(guān)于建立企業(yè)檔案館的探討”，《檔案工作》，1988年第8期。
?、堋逗颖笔衅飘a(chǎn)企業(yè)檔案處置暫行辦法》
?、莶谭f梅，南京市檔案館啟動10萬卷改制、關(guān)閉及破產(chǎn)企業(yè)重要檔案接收工作，《中國檔案報》2008年4月7日第三版。
檔案類中級職稱論文篇二
淺析企業(yè)檔案管理存在的問題和對策
企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。
1、檔案管理人員管理意識不強，專業(yè)素質(zhì)有待提升
一些企業(yè)員工檔案意識相當薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案工作的存在偏見，認為加強企業(yè)檔案管理沒有實質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
2、檔案管理不夠規(guī)范
目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：檔號不規(guī)范;案卷標題不規(guī)范;大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄;組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。
3、管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象
一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
4、深化認識，強化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先要提高認識。要充分認識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。其次增強責任感。檔案主管部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實擔負起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。同時要強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。
5、實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在我國企業(yè)界推展;在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠為企業(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用當前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，回接觸到一些新的管理軟件，如信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。
6、企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃時將檔案工作納入其中，檔案部門要參與到企業(yè)信息化進程中去
首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門人員要熟悉專用設(shè)備、負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成更大的失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、生產(chǎn)、營銷等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學(xué)習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。
總之，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)知識共享的主要媒介，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用，在今后的工作中，要不斷提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。促進企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，從而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更多更好的信息資源。
參考文獻
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