倉庫退貨流程
倉庫退貨流程
商品退貨是指倉庫按訂單或合同將貨物發(fā)出后，由于某種原因，客戶將商品退回倉庫。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于倉庫退貨流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
倉庫退貨流程
一、退貨管理流程
銷售部門按獲客戶所傳達(dá)的銷貨退回信息時，應(yīng)盡快地將銷貨退回的信息通知質(zhì)量部門和市場部門，并主動會同質(zhì)量部門人員確認(rèn)退貨原因?？蛻敉素浽蛎黠@為公司責(zé)任(例如：料號不符、包裝損壞、產(chǎn)品質(zhì)量不良等)時，應(yīng)迅速根據(jù)退貨資料及初步確認(rèn)結(jié)果受理退貨，不得壓件不處理。
若銷貨退回之責(zé)任不客戶時，則銷售及質(zhì)量管理部門人員應(yīng)向客戶說明判定之依據(jù)、原委、及處理方式。如果客戶接受，則請客戶取消退貨要求，并將客戶退貨相關(guān)資料由質(zhì)量管理部門儲存管理。如果客戶仍堅(jiān)持退貨時，銷售、質(zhì)量管理部門人員須委婉向客戶說明，如果客戶無法接受時，再會同市場部門做進(jìn)一步協(xié)商，以“降低公司損失至最小，且不損及客戶關(guān)系”為處理原則處理。
1.銷售部門應(yīng)主動告知客戶有關(guān)銷貨退回的受理相關(guān)資料，并主動協(xié)助客戶將貨品銷售部門。
2.退回的貨品需經(jīng)由銷售部門初步核對數(shù)量與退貨單收貨倉庫后，由物管部門入庫。
3.客戶退貨的不良品退回倉庫時，物管部門應(yīng)點(diǎn)清數(shù)量是否與“退貨退回單”標(biāo)示相符，并將退貨的不良品以“拒收標(biāo)簽”標(biāo)示后，隔離存放，并通知質(zhì)量管理部門確認(rèn)退貨品的品質(zhì)問題。
4.若該批退貨品經(jīng)銷售部門與客戶協(xié)商補(bǔ)貨時，則會同相關(guān)部門迅速擬定補(bǔ)交貨計(jì)劃，以提供相同號料、數(shù)量的良品給客戶，避免造成客戶停線，而影響客戶利益。
5.如果客戶有及時生產(chǎn)的迫切需求時，銷售部門得依據(jù)客戶的書面要求或電話記錄主管同意后，由物管部門安排良品更換，不得私下?lián)Q貨。
6、質(zhì)量管理部門確認(rèn)銷貨退回品的品質(zhì)狀況后應(yīng)通知物管部門，安排責(zé)任部門進(jìn)行重工、挑選、降級使用或報(bào)廢處理，使公司減少庫存(呆滯品)的壓力。
7.責(zé)任部門應(yīng)確實(shí)進(jìn)行返工或挑選以確保不良品不會再流入客戶生產(chǎn)線上，并于重新加工、挑選后向質(zhì)量管理部門申請庫存重驗(yàn)。
8.質(zhì)量管理部門需依據(jù)了出貨“抽樣計(jì)劃”嚴(yán)加檢驗(yàn)方式重驗(yàn)其品質(zhì)，如為合格產(chǎn)品可經(jīng)由合格標(biāo)示后重新安排到良品倉庫內(nèi)儲存，并視客戶需求再出貨，凡未經(jīng)質(zhì)量管理部門確認(rèn)的物品一律不得出貨。
9.銷貨退回的款及登記管理由財(cái)務(wù)(會計(jì))部門依據(jù)銷貨退貨回單辦理扣款作業(yè)。
10.質(zhì)量管理部門應(yīng)繼續(xù)追蹤銷貨退回之處理及成效，并將追查結(jié)果予以記錄。
質(zhì)量管理部門應(yīng)回饋客戶報(bào)怨銷貨退回處理狀況給工程標(biāo)準(zhǔn)處及相關(guān)部門存查，作為改善及查核參考。
二、商品退貨的清點(diǎn)
接到客戶退貨，首先有必要去查點(diǎn)數(shù)量與品質(zhì)，確認(rèn)所退貨的種類、項(xiàng)目、名稱是否與客房發(fā)貨單記載相同。
首先，數(shù)量是否正確。例如一盒與一箱，雖只差一字，因一箱24盒，故實(shí)際上而言，數(shù)量相差24位之多。
其次，確定退貨物品有無損傷，是否為商品正常狀態(tài)。有時，因是“不良品”而遭退貨，廠商受理退貨后就要加以維修。
清點(diǎn)后，倉庫的庫存量要迅速加以修正調(diào)整，而且要盡快制作退貨受理報(bào)告書，以作為倉庫入庫和沖銷銷銷貨額、應(yīng)收帳款的基礎(chǔ)資料。此程序若不及時實(shí)施，“應(yīng)收帳款余額”與“存貨額余”在帳面上都不會正確，造成財(cái)務(wù)困擾。
三、商品退貨的會計(jì)處理
當(dāng)客戶將商品退貨時，企業(yè)內(nèi)部必須有一套管理流程，運(yùn)用表格式管理制度，以多聯(lián)式“驗(yàn)收單”在各部門流動，對客房所退的商品加以控制，并在帳款式上加以調(diào)整。牽涉到部門，分別有“商品驗(yàn)收的部門”、“信用部門”、“開單部門”、“編制應(yīng)收帳款明細(xì)帳的部門”、“編制總帳部門”。若公司人員少，部門不多，可將上述“部門”工作加以歸納到相關(guān)部門的工作職責(zé)上。下為某飲料公司對于“商品退貨”的管理流程：
1.客戶退回貨品后，送至驗(yàn)收部門。驗(yàn)收部門驗(yàn)收完畢后，填制驗(yàn)收單二聯(lián)，第一聯(lián)送交信用部門核準(zhǔn)銷貨退加，第二聯(lián)依驗(yàn)收單號碼順序存檔。
2.信用部門收到驗(yàn)收單后，依驗(yàn)收部門的報(bào)告核準(zhǔn)貨退，并在驗(yàn)收單上簽名核準(zhǔn)，以示負(fù)責(zé);同時將核準(zhǔn)后的驗(yàn)收單送至開單部門。
3.開單部門接到信用部門轉(zhuǎn)來的驗(yàn)收單后，編制貸項(xiàng)通知單一式三份，第一聯(lián)連同核后驗(yàn)收單，送至應(yīng)收帳款式明細(xì)帳、貸記應(yīng)收帳款。第二聯(lián)通知客戶銷貨退回已核準(zhǔn)并帳。第三聯(lián)依貨項(xiàng)通知單號碼順序存檔。
4.會計(jì)部門收到開單部轉(zhuǎn)來的貸項(xiàng)通知單第一聯(lián)，驗(yàn)收核單后，核對其正確無誤后，于“應(yīng)收帳款明細(xì)帳”貨入客戶明細(xì)，并將貨項(xiàng)通知單及核準(zhǔn)后驗(yàn)收單存檔。
5.每月月底總帳人員由開單部門取出存檔的貨項(xiàng)通知單，核工業(yè)對其編號順序后，加總一筆后入總分類帳。
四、如何管理經(jīng)銷商的理賠退返
對于發(fā)生批量質(zhì)量問題產(chǎn)品，一般公司要退換貨，具體程序下：
1.銷售人員在執(zhí)行銷售合同過程中，統(tǒng)一給予經(jīng)銷商某一項(xiàng)額度的理賠費(fèi)用(或補(bǔ)償金)。
2.分公司(經(jīng)營部、辦事處)對經(jīng)銷商退返故障作修復(fù)處理，修復(fù)后返還經(jīng)銷商，原則上不予更換、不予退貨。
3.分公司(經(jīng)營部、辦事處)按到經(jīng)銷商退返故障貨品后，組織服務(wù)人員立即對其進(jìn)行開箱檢驗(yàn)，并非“接收清單”上詳細(xì)記錄檢驗(yàn)結(jié)果。分公司(經(jīng)營部、辦事處)與經(jīng)銷商代表在“接收清單”上簽字確認(rèn)后，由經(jīng)銷商簽字存留“接收清單”商家保管聯(lián)的提貨憑借。
4.對保修期內(nèi)故障貨品予以免費(fèi)維修，不收維修費(fèi)和故障無件費(fèi);三提保修期外的故障貨品，按公司標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定收取維修費(fèi)和元件費(fèi)用;所有非生產(chǎn)質(zhì)量問題引起的損壞以及附件(如接線、遙控器等)遺失、，材料、配件補(bǔ)充費(fèi)用由經(jīng)銷商承擔(dān)。
5、故障修復(fù)后，經(jīng)銷商“接收清單”保管聯(lián)擔(dān)加商品，經(jīng)銷商在注明欄注明“已歸還”并簽名。
6.經(jīng)銷商提回商品時，分公司(經(jīng)營部、辦事處)須計(jì)算出經(jīng)銷商應(yīng)付修理費(fèi)用，并列出清單，由經(jīng)銷商支付費(fèi)用。
7.銷售部會同市場部、財(cái)務(wù)部及生產(chǎn)部門審批，經(jīng)有效審批人簽名和財(cái)務(wù)核實(shí)退換貨商品、價(jià)格，回復(fù)有關(guān)部門執(zhí)行。
8.倉管人員憑已審批同意的“商品退換貨審請表”，按規(guī)定填寫貨物驗(yàn)收入庫手續(xù)，同時填寫“商品退換貨申請表”。
9.凡未經(jīng)公司有效審批人員審批，分公司(經(jīng)營部、辦事處)擅自辦理退貨手續(xù)者，按退貨金額的50%扣罰地區(qū)財(cái)務(wù)人員，10%扣罰分公司經(jīng)理(經(jīng)營部、辦事處主任)。
商品退貨的作業(yè)程序
1、接受退貨
倉庫接受退貨要有規(guī)范的程序與標(biāo)準(zhǔn)，如什么樣的貨品可以退，由哪個部門來決定，信息如何傳遞等等。
倉庫的業(yè)務(wù)部門接到客戶傳來的退貨信息后，要盡快將退貨信息傳遞給相關(guān)部門，運(yùn)輸部門安排取回貨品的時間和路線，倉庫人員作好接收準(zhǔn)備，質(zhì)量管理部門人員確認(rèn)退貨的原因。一般情況下，退貨由送貨車帶回，直接入庫。批量較大的退貨，要經(jīng)過審批程序。
2、重新入庫
對于客戶退回的商品，倉庫的業(yè)務(wù)部門要進(jìn)行初步的審核。由于質(zhì)量原因產(chǎn)生的退貨 ，要放在堆放不良品而準(zhǔn)備的區(qū)域，以免和正常商品混淆。退貨 商品要進(jìn)行嚴(yán)格的重新入庫登記，及時輸入企業(yè)的信息系統(tǒng)，核銷客戶應(yīng)收賬款，并通知商品的供應(yīng)商退貨信息。
3、財(cái)務(wù)結(jié)算
退貨發(fā)生后，給整個供應(yīng)系統(tǒng)造成的影響是非常大的，如對客戶端的影響、倉庫在退貨過程中發(fā)生的各種費(fèi)用、商品供應(yīng)商要承擔(dān)相應(yīng)貨品的成本等等。
如果客戶已經(jīng)支付了商品費(fèi)用，財(cái)務(wù)要將相應(yīng)的費(fèi)用退給客戶。同時，由于銷貨和退貨的時間不同，同一貨物價(jià)格可能出現(xiàn)差異，同質(zhì)不同價(jià)、同款不同價(jià)的問題時有發(fā)生，故倉庫的財(cái)務(wù)部門在退貨發(fā)生時要進(jìn)行退回商品貨款的估價(jià)，將退貨商品的數(shù)量、銷貨時的商品單價(jià)以及退貨時的商品單價(jià)信息輸入企業(yè)的信息系統(tǒng)，并依據(jù)銷貨退回單辦理扣款業(yè)務(wù)。
4、跟蹤處理
退貨發(fā)生時，要跟蹤處理客戶提出的意見，要統(tǒng)計(jì)退貨發(fā)生的各種費(fèi)用，要通知供應(yīng)商退貨的原因并退回生產(chǎn)地或履行銷毀程序。退貨發(fā)生后，首先要處理客戶端提出的意見。由于退貨所產(chǎn)生的商品短缺、對質(zhì)量不滿意等客戶端的問題是業(yè)務(wù)部門要重點(diǎn)解決的。退貨所產(chǎn)生的物流費(fèi)用比正常送貨高得多，所以要認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，及時總結(jié)，將此信息反饋給相應(yīng)的管理部門，以便指定改進(jìn)措施。退貨倉庫的商品要及時通知供應(yīng)商，退貨的所有信息要傳遞給供應(yīng)商，如退貨原因、時間、數(shù)量、批號、費(fèi)用、存放地點(diǎn)等，以便供應(yīng)商能將退貨商品取回，并采取改進(jìn)措施。
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