建筑公司檔案管理論文
檔案管理是單位業(yè)務(wù)建設(shè)和工作拓展的基本依據(jù),是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基本保障。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的建筑公司檔案管理論文，供大家參考。
建筑公司檔案管理論文范文一：建筑工程檔案管理問題研究
摘 要：本文簡要介紹了建筑工程檔案的內(nèi)容和特點,詳細(xì)闡述建筑工程檔案管理中存在的問題,并從宏觀、微觀兩個方面加以揭示和研究,以期推動建筑工程檔案管理健康規(guī)范有序發(fā)展。
關(guān)鍵詞：建筑工程 工程檔案 檔案管理
中圖分類號：TM752 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設(shè)的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災(zāi)抗災(zāi)、基礎(chǔ)維修及改擴(kuò)建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。
1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點
目前,業(yè)界普遍認(rèn)可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動,是建設(shè)項目管理在立項、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。”
1.1 建筑工程檔案內(nèi)容
筆者結(jié)合上述定義,從整個工程建設(shè)的全流程出發(fā),認(rèn)為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準(zhǔn)備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監(jiān)理文件四個部分。前期準(zhǔn)備文件包括：上級審批批準(zhǔn)文件;決策立項文件;勘察、測繪、地質(zhì)等資料;工程招投標(biāo)及承包合同文件;計劃任務(wù)書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料;施工技術(shù)資料;施工物資資料;施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風(fēng)等設(shè)備安裝工程記錄;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖;工程質(zhì)量控制資料核查記錄;施工現(xiàn)場管理檢查記錄;竣工驗收移交證明書;竣工驗收監(jiān)督通知意見書;竣工報告;審計報告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要,隱蔽工程驗收記錄;觀測記錄;工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點
建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點對于管理中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點,首先,量多類雜。建設(shè)工程項目周期長,部門多,人員雜導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案文件繁多,類型復(fù)雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個部門,各部門產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個繼承和連續(xù)的過程。再者,全面真實性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實踐,全面反映記錄工程建設(shè)的各類信息,是項目工程實體的真實寫照。最后,實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄,有很高的實用性,通過檔案,可以全面考察工程質(zhì)量,協(xié)助日后防災(zāi)減災(zāi)、維修、改擴(kuò)建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題
建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設(shè)問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質(zhì)量問題、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。
2.1 宏觀問題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一
針對基建工程項目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺了《基本建設(shè)項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收規(guī)定》兩個檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學(xué)習(xí),沒有按照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項開始制定一整套符合項目建設(shè)實際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無序。
另外,工程項目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個單位部門,往往各單位部門產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由非專業(yè)人員兼管,各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識淡薄,基礎(chǔ)管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認(rèn)知,檔案管理意識普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,且不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,工程建設(shè)部門多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進(jìn)度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動應(yīng)付檔案管理工作。從部門領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員認(rèn)識不到檔案管理對于工程建設(shè)的重要作用,很多規(guī)章制度不落實,經(jīng)常出現(xiàn)工程項目完工即將交工驗收時,才開始應(yīng)付整理檔案,敷衍相關(guān)部門檢查,這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。
工程建設(shè)過程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱,一些建設(shè)單位往往只注重工程項目的經(jīng)濟(jì)效益,而對工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標(biāo)引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作?？⒐を炇諜n案質(zhì)量關(guān)把握不嚴(yán),各項檔案監(jiān)督監(jiān)管機制不落實。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質(zhì)參差不齊
建筑工程項目組中的檔案管理人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),缺乏工程檔案基本知識和工作經(jīng)驗,并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象,部分項目組根本不設(shè)專職檔案管理人員。能對檔案進(jìn)行日常整理、使用和維護(hù),具有先進(jìn)檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點和管理方法,熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少,多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動強度大。
現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊,檔案管理業(yè)務(wù)知識陳舊,現(xiàn)代檔案管理技能和方法欠缺。并且由于檔案管理工作枯燥、繁瑣,待遇不高,很多檔案管理人員受不了外界干擾和誘惑,產(chǎn)生不耐煩情緒和安于現(xiàn)狀思想,責(zé)任心和敬業(yè)精神不強,服務(wù)水平不高。
2.1.4 檔案管理資金短缺,管理技術(shù)設(shè)備落后
由于普遍存在檔案意識淡薄,工程建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往只關(guān)注項目建設(shè),把建設(shè)資金全部投向工程建設(shè),檔案管理資金投入極度不足,檔案管理經(jīng)費經(jīng)?？繓|挪西湊,從其他項目中擠出。
建筑公司檔案管理論文范文二：建筑工程檔案的階段管理初探
摘要：本文主要就建筑工程檔案的階段管理進(jìn)行介紹和分析，并結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗進(jìn)行探究，提出加強建筑工程檔案管理的措施和方法，僅供參考。
關(guān)鍵詞：工程檔案;管理;措施
中圖分類號：TU726 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1674-3954(2013)21-0190-02
1 工程檔案管理的階段任務(wù)
1.1 工程招標(biāo)階段
工程招標(biāo)階段的主要任務(wù)是根據(jù)合同確定的，隨著合同的簽訂而產(chǎn)生的。工程招標(biāo)階段的主要內(nèi)容就是收集關(guān)于工程的資料，保證準(zhǔn)確合理的檔案，從而更好的為施工合同服務(wù)。尤其是一些重大工程的建設(shè)施工更是需要工程檔案的有效服務(wù)，不管是工程設(shè)計、施工、監(jiān)理等階段都需要招標(biāo)競爭來承攬，只要承包合同一簽訂就可以開始工程施工。注意在簽訂工程合同時要秉著謹(jǐn)慎細(xì)致的態(tài)度對合同中的每一項條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，確定合同規(guī)定的雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同的規(guī)定可以有效的對施工工程進(jìn)行預(yù)檢、質(zhì)檢，成立工程施工專門的檔案資料。在對進(jìn)行合同管理的過程中會形成大量的檔案資料，比如：監(jiān)理方和供應(yīng)商、承包商與業(yè)主、承包商之間的合同變更、現(xiàn)場簽證、業(yè)務(wù)信函等，另外還有施工材料的選購、施工機械設(shè)備、施工人員、施工質(zhì)量、工程投資、工程監(jiān)理的管理等檔案資料，這些工程中的資料形成了檔案管理工作的范圍。并且，合同中還記錄著工程施工的很多原始的資料，可以為施工中出現(xiàn)糾紛提供解決依據(jù)。
1.2 工程設(shè)計和施工階段
工程設(shè)計和施工階段是工程施工最重要的階段和組成部分，同時也是構(gòu)成檔案管理的重要資料。要想保證工程檔案資料收集工作的順利進(jìn)行就必須先做好工程和工程檔案的同步管理工作，這不但顯示了工程檔案管理的水平和質(zhì)量，而且還顯示了工程對于施工建設(shè)的質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)工程檔案管理的工作人員要定期到達(dá)施工現(xiàn)場進(jìn)行勘察，積極參加工程的設(shè)計交底會、技術(shù)討論會、工程調(diào)度會等，了解施工的實際情況，根據(jù)施工設(shè)計圖紙和施工進(jìn)度計劃等相關(guān)規(guī)定制定檔案資料，并確定檔案資料的范圍和主要內(nèi)容等，另外還要協(xié)同工程技術(shù)人員進(jìn)行對整個施工過程進(jìn)行監(jiān)控，保證施工環(huán)節(jié)、記錄環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)等階段的相關(guān)資料，并根據(jù)實際情況進(jìn)行不斷完善。
工程設(shè)計和和施工階段必須嚴(yán)格按照施工設(shè)計與圖紙進(jìn)行施工，施工過程中可能會出現(xiàn)設(shè)計變更的情況，出現(xiàn)這種情況的原因多種多樣，比如：設(shè)計人員設(shè)計好施工圖紙之后發(fā)現(xiàn)與施工實際情況不符、或者是與施工現(xiàn)場條件的限制、施工材料、施工技術(shù)等不符，因此必須對設(shè)計圖紙進(jìn)行變更。施工設(shè)計圖紙的變更加大了對工程檔案管理的難度，因此就要求負(fù)責(zé)工程檔案管理的人員必須嚴(yán)格工作，提高工作的質(zhì)量和效率。
檔案管理人員在工程設(shè)計和施工階段要加強對于檔案的檢查和管理工作，并對檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行校對，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。比如：檔案管理人員在整理《建筑工程質(zhì)量保證資料》時要對施工使用的鋼材進(jìn)行分析，要根據(jù)鋼材的出廠合格證、出廠試驗報告、機械性能試驗報告等進(jìn)行檢測;如果是進(jìn)口鋼材還要對其化學(xué)成份進(jìn)行檢測并進(jìn)行焊接試驗;施工單位不但要檢查鋼結(jié)構(gòu)的出廠合格證，還要對鋼材進(jìn)行隨機取樣檢測，檢測好之后根據(jù)鋼材的級別進(jìn)行排序并標(biāo)號。
另外，檔案管理人員還要注意收集施工隱蔽工程的資料，便于工程之后的維護(hù)和運行等。
1.3 工程竣工交付階段
工程竣工交付階段主要是對工程檔案資料進(jìn)行完善，這也是影響工程檔案資料完善性和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵。工程竣工檔案的質(zhì)量要求：完整、圖物相符、齊全、統(tǒng)一規(guī)格、優(yōu)良紙質(zhì)。工程經(jīng)過招標(biāo)和設(shè)計之后已經(jīng)初見工程檔案的雛形，這時候要注意謹(jǐn)慎，認(rèn)真審核每一個竣工資料(檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性等)。如果工程檔案資料不符合要求則要提出書面建議進(jìn)行整改，對于驗收中的問題要及時進(jìn)行復(fù)查和整改，最后要有各個部門的簽字確認(rèn)再進(jìn)行歸檔即可。
2 工程檔案管理的具體操作
2.1 統(tǒng)籌部署，健全管理體系
工程施工時要結(jié)合檔案管理工作建立健全的企業(yè)檔案館、項目檔案室、施工資料員三級管理體系，保證檔案管理工作和項目建設(shè)工作的同步進(jìn)行。工程項目申請之后要開始對檔案資料進(jìn)行收集和整理，驗收工程項目時要根據(jù)檔案資料進(jìn)行驗收，提高歸檔的質(zhì)量。
2.2 加強工程檔案管理隊伍建設(shè)
工程檔案管理隊伍的建設(shè)要注意以下幾個方面：①培養(yǎng)工程檔案管理隊伍中的工作人員要具備一定的專業(yè)水平、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)素質(zhì)等。⑦不要隨便的變動隊伍中的人員。尤其是工程規(guī)模比較大，施工時間比較長的工程更要保證檔案管理隊伍中工作人員的穩(wěn)定性。另外，要定期開展對于工作人員的培訓(xùn)，不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息管理等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理，增強工作人員的現(xiàn)代化意識，現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)準(zhǔn)確、快速的查詢施工信息，更好的為工程管理服務(wù)。
2.3 建立現(xiàn)場辦公制度
企業(yè)要建立健全的現(xiàn)場辦公制度，工程檔案管理人員要在施工現(xiàn)場進(jìn)行辦公，根據(jù)現(xiàn)場調(diào)查不斷收集資料，定期開展技術(shù)例會，隨時掌握施工的進(jìn)度情況，對施工情況進(jìn)行詳細(xì)記錄等。針對檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，工程檔案管理人員要及時根據(jù)參考資料、施工情況等及時處理好問題。
2.4 建立資料歸檔會簽制度
建立健全的資料歸檔會簽制度，工程檔案部門建立的資料歸檔會簽制度，主要有以下幾個方面：驗收會簽制度、考察培訓(xùn)資料會簽制度，建立相應(yīng)的資料歸檔會簽制度可以有效的防止檔案資料的流失，便于工程后期的維護(hù)和使用等。
2.5 拓寬新領(lǐng)域，擴(kuò)大收集范圍
工程檔案管理人員要根據(jù)施工的實際情況、施工特點等不斷擴(kuò)大工程合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報、質(zhì)量檢驗單等資料的收集范圍，加強施工竣工檔案資料的完整性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性、客觀性等，從而使檔案資料能夠有效的顯示出工程施工的整個過程。 3 工程檔案管理的關(guān)注要點
3.1 注重收集未被采納的方案資料
沒有被采納的方案資料具有連續(xù)性、完整性等特點，一般在工程正式立項之后要具備可行性分析、施工設(shè)計、工程招投標(biāo)文件等，雖然這些都不能作為工程設(shè)計的基礎(chǔ)資料，但是每一個文件和方案對于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和財力，所以這些文件和方案都具有一定的參考價值和意義，這些文件和資料對于工程的后期改造、擴(kuò)建、新項目建設(shè)等都具有重要的作用和影響，有利于保證工程檔案的完整性和連續(xù)性等。
3.2 注重收集設(shè)計基礎(chǔ)資料
工程檔案管理工作要加強對設(shè)計基礎(chǔ)資料的收集工作，這些基礎(chǔ)資料主要有：施工場地的地質(zhì)條件、地形、地貌、水文條件、氣象條件、施工技術(shù)等，這些基礎(chǔ)資料的收集對于工程設(shè)計和施工都具有重要的價值和意義，并且這些資料具有份數(shù)少和利用率高的特征，所以應(yīng)該作為檔案管理中的重點進(jìn)行管理點。
3.3 注重收集準(zhǔn)確的竣工圖紙
竣工圖紙的交付是工程最后一個環(huán)節(jié)，竣工圖紙的繪制要嚴(yán)格根據(jù)國家對于竣工圖紙繪制的相關(guān)要求和規(guī)定進(jìn)行設(shè)計，設(shè)計好之后要根據(jù)工程歸檔規(guī)范和立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理工作，整理好之后要移交給檔案管理部門。檔案管理部門要對竣工圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的審核，尤其是竣工圖紙的準(zhǔn)確性(其準(zhǔn)確性主要表現(xiàn)在該圖紙是否反映了施工的實際情況、是否與實物相符、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽證手續(xù)是否齊全等)，因此負(fù)責(zé)審核竣工圖紙的工作人員必須熟悉相關(guān)的專業(yè)知識，將竣工圖紙和施工現(xiàn)場的實際情況進(jìn)行對比，保證竣工圖紙的準(zhǔn)確性和歸檔的質(zhì)量。
3.4 注重收集設(shè)備安裝調(diào)試形成的記錄資料
施工使用的機械設(shè)備在安裝調(diào)試的過程中因為各種客觀環(huán)境的影響，所以可能導(dǎo)致其技術(shù)參數(shù)的實際值和設(shè)計值不同。所以，機械設(shè)備在安裝調(diào)試的過程中記錄的一些數(shù)據(jù)顯得尤其重要。使用的設(shè)備儀器檔案要具有產(chǎn)品說明書、操作手冊、維修手冊、產(chǎn)品合格證等資料，另外要重視機械設(shè)備的安裝調(diào)試數(shù)據(jù)。
3.5 注重收集培訓(xùn)資料
因為施工開始之前還會一些負(fù)責(zé)操作機械的工作人員和施工人員等進(jìn)行培訓(xùn)，這些培訓(xùn)資料中有很多設(shè)備操作、維修、管理的資料，但是這些培訓(xùn)資料一般都分散在個別人手中。因為參與培訓(xùn)的人員不一定都參與了工程施工，所以要將這些培訓(xùn)基礎(chǔ)也都收集起來，然后再次的分法并進(jìn)行歸檔。
4 總結(jié)
綜上所述，我們了解到建筑工程檔案的階段管理的相關(guān)知識，并對施工各個過程中的資料收集進(jìn)行探討，利用計算機等高科技管理手段和技術(shù)提高管理的質(zhì)量。
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