高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀分析及思考
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[摘要]本文主要論述高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作的重要意義以及采訪統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀,并對(duì)如何做好采訪統(tǒng)計(jì)工作提出建議。
[關(guān)鍵詞]高校圖書館;采訪工作;統(tǒng)計(jì);統(tǒng)計(jì)分析
在當(dāng)今信息高速發(fā)展時(shí)代,統(tǒng)計(jì)在各行各業(yè)中所起的作用越來(lái)越明顯,如在工商管理領(lǐng)域,通過(guò)員工滿意度和顧客滿意度的統(tǒng)計(jì)分析,企業(yè)決策層可以直接了解到企業(yè)員工和顧客的需求,從而更多的挖掘員工的潛力并更好地為顧客服務(wù);在重大的投資項(xiàng)目,統(tǒng)計(jì)可以用于投資風(fēng)險(xiǎn)分析;在財(cái)務(wù)的管理方面,統(tǒng)計(jì)可以用于企業(yè)的財(cái)務(wù)分析,使企業(yè)決策層更清楚地了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況,并據(jù)此建立起企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)警監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。采訪工作是高校圖書館建設(shè)中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié),采訪工作的質(zhì)量將直接影響?zhàn)^藏質(zhì)量和圖書館為教學(xué)、科研服務(wù)的質(zhì)量。采訪統(tǒng)計(jì)是高校圖書館采訪工作中的一個(gè)組成部分,通過(guò)采訪統(tǒng)計(jì)的分析研究,不僅可以提高采訪工作質(zhì)量,更是高校圖書館決策層進(jìn)行科學(xué)管理、科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。然而在高校圖書館,決策層對(duì)統(tǒng)計(jì)在現(xiàn)代化管理中所起的作用雖然有一定的認(rèn)識(shí),但未引起足夠的重視,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與統(tǒng)計(jì)分析未真正運(yùn)用到科學(xué)管理決策中。
1 高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)涵
統(tǒng)計(jì)工作是指搜集、整理、研究和提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的活動(dòng)。高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作就是在采訪工作中對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、整理,揭示采訪工作的現(xiàn)狀及任務(wù)完成情況,并通過(guò)對(duì)各種數(shù)據(jù)研究分析,找出規(guī)律,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的一個(gè)過(guò)程。
2 高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作重要意義
2.1 采訪統(tǒng)計(jì)信息是高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)
著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家馬寅初曾說(shuō):“學(xué)者不能離開(kāi)統(tǒng)計(jì)而究學(xué),政治家不能離開(kāi)統(tǒng)計(jì)而施政,事業(yè)家不能離開(kāi)統(tǒng)計(jì)而執(zhí)業(yè)。”統(tǒng)計(jì)地位和作用的重要性毋庸置疑。采訪統(tǒng)計(jì)信息,能為領(lǐng)導(dǎo)者提供各種經(jīng)費(fèi)的流動(dòng)現(xiàn)狀,能提供各種文獻(xiàn)的購(gòu)置進(jìn)度、各學(xué)科文獻(xiàn)建設(shè)狀況,不同載體文獻(xiàn)占用資金的比例,能反映各供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量與水平,等等。通過(guò)對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)地靜態(tài)與動(dòng)態(tài)分析,定量與定性分析,決策層可以掌握采訪部的工作情況以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況,評(píng)價(jià)文獻(xiàn)采訪計(jì)劃以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算合理性,預(yù)測(cè)文獻(xiàn)建設(shè)及經(jīng)費(fèi)支出發(fā)展趨勢(shì),是決策層制訂工作計(jì)劃,文獻(xiàn)建設(shè)發(fā)展方向,經(jīng)費(fèi)預(yù)算的重要參考依據(jù)。
2.2 采訪統(tǒng)計(jì)信息是采訪部門制定檢查計(jì)劃以及調(diào)整采訪策略的重要依據(jù)
采訪統(tǒng)計(jì)信息及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反應(yīng)采訪部門工作的實(shí)際情況,是部門領(lǐng)導(dǎo)掌握工作進(jìn)度、檢查計(jì)劃完成情況的重要依據(jù),通過(guò)采訪統(tǒng)計(jì)信息的分析,采訪人員還可以對(duì)采訪策略進(jìn)行調(diào)整。有準(zhǔn)確、全面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ),采訪部門制訂工作計(jì)劃將會(huì)更加實(shí)際、合理。
采訪統(tǒng)計(jì)信息,是采訪部門調(diào)整采訪策略的重要依據(jù)。如訂單的到書率統(tǒng)計(jì),能讓采訪人員及時(shí)了解預(yù)訂圖書的到書進(jìn)度是否按計(jì)劃進(jìn)行,如果不是按計(jì)劃進(jìn)行,應(yīng)查找原因,及時(shí)處理。如有些訂單發(fā)出已有一定的時(shí)間,但到書率一直為零,這是一種不正常的現(xiàn)象,應(yīng)引起采訪人員注意,及時(shí)查找原因。原因一般為以下兩種:一種是訂單已發(fā)給書商,但由于業(yè)務(wù)員工作的疏忽未錄入訂購(gòu)系統(tǒng);另一種情況就是圖書館采訪人員的疏忽,訂單未發(fā)給書商就直接在采訪管理系統(tǒng)里報(bào)送,造成已下訂單的假象。通過(guò)到書率的統(tǒng)計(jì),可以發(fā)現(xiàn)訂單處理上出現(xiàn)的問(wèn)題,重新發(fā)送訂單,讓書商及時(shí)訂購(gòu),或通過(guò)現(xiàn)采,購(gòu)進(jìn)已出版發(fā)行的圖書,否則,錯(cuò)過(guò)訂購(gòu)時(shí)機(jī),很多書是無(wú)法訂購(gòu)到的,必將會(huì)影響圖書館藏書建設(shè)的系統(tǒng)性,連續(xù)性,影響藏書的質(zhì)量。
2.3 采訪統(tǒng)計(jì)信息是評(píng)價(jià)供書商信譽(yù)與服務(wù)能力的重要依據(jù)
目前,大部分高校圖書館已實(shí)行了政府采購(gòu)招標(biāo),通過(guò)采購(gòu)招標(biāo),規(guī)范了圖書館的采購(gòu)工作,使圖書館有限的資金發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。實(shí)行政府采購(gòu)招標(biāo),圖書館在標(biāo)書中提出的相關(guān)服務(wù)要求,供應(yīng)商往往都能承諾履行,但是在具體實(shí)施過(guò)程中,各中標(biāo)供應(yīng)商是否能真正履行承諾,或者提供的服務(wù)能否達(dá)到圖書館的要求,這就需要圖書館方進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控,監(jiān)控最有效的辦法就是做好有關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),讓數(shù)據(jù)來(lái)做客觀評(píng)判??陀^的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),是評(píng)價(jià)、對(duì)比各供應(yīng)商信譽(yù)與服務(wù)能力的依據(jù),也為新的一輪政府招標(biāo)提供證明供應(yīng)商信譽(yù)與服務(wù)能力的事實(shí)依據(jù)。
3 高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
3.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)工作的重視不夠,采訪統(tǒng)計(jì)制度未建立建全
對(duì)于采訪統(tǒng)計(jì)工作,圖書館決策層也會(huì)有一些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)要求,如經(jīng)費(fèi)的流動(dòng)狀況及文獻(xiàn)購(gòu)置總量的統(tǒng)計(jì),但往往是重“數(shù)字”不重分析,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)圖書館的管理決策并未起到實(shí)際的參考意義。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)工作的重視不夠,因此未建立建全采訪統(tǒng)計(jì)制度,未能對(duì)采訪工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督,致使采訪工作人員也不重視日常統(tǒng)計(jì)工作,主動(dòng)統(tǒng)計(jì)的意識(shí)不強(qiáng),沒(méi)有參與統(tǒng)計(jì)的積極性和責(zé)任感。
3.2 無(wú)專職統(tǒng)計(jì)人員,統(tǒng)計(jì)的連續(xù)性無(wú)法進(jìn)行
高校圖書館一般無(wú)專職統(tǒng)計(jì)人員,各部門甚至未指定專門的兼職統(tǒng)計(jì)人員。一直以來(lái),采訪部工作人員只顧忙于完成自己的采訪、驗(yàn)收工作量,而無(wú)暇顧及日常的統(tǒng)計(jì)工作,只有在年終總結(jié)或臨時(shí)需上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)才匆匆進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。但是,往往由于平時(shí)不注意原始數(shù)據(jù)的登記或原始憑證的搜集整理,因此統(tǒng)計(jì)無(wú)法在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)資料下進(jìn)行,以至于有些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)出現(xiàn)前后矛盾,有些數(shù)據(jù)的來(lái)源不明確,甚至出現(xiàn)拼數(shù)字的現(xiàn)象,這樣統(tǒng)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量,準(zhǔn)確性,科學(xué)性無(wú)法得到保證。
3.3 統(tǒng)計(jì)手段簡(jiǎn)單,未注重統(tǒng)計(jì)分析
圖書館現(xiàn)代化管理系統(tǒng)設(shè)置有統(tǒng)計(jì)功能,但設(shè)置的項(xiàng)目不齊全,需輔助一些手工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。有些統(tǒng)計(jì)人員也不主動(dòng)熟練掌握統(tǒng)計(jì)功能的運(yùn)用,往往只能手工做一些數(shù)據(jù)的累積、匯總。簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)手段,統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目設(shè)置不合理,使統(tǒng)計(jì)工作只能處于統(tǒng)計(jì)的初級(jí)階段。高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)分析研究一直是統(tǒng)計(jì)工作的薄弱環(huán)節(jié),對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)未進(jìn)行更進(jìn)一步的分析研究,使采訪統(tǒng)計(jì)工作未能充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。
4 完善高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作的建議
4.1 增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)意識(shí),建立健全采訪統(tǒng)計(jì)制度
決策離不開(kāi)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)來(lái)源于統(tǒng)計(jì)。高校圖書館的決策層要充分意識(shí)到采訪統(tǒng)計(jì)對(duì)高校圖書館科學(xué)管理、科學(xué)決策的重要性,建立建全采訪統(tǒng)計(jì)制度,明確采訪統(tǒng)計(jì)職責(zé),制定并嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表的上報(bào)制度。采訪統(tǒng)計(jì)工作要按一定的程序、規(guī)范正常進(jìn)行,統(tǒng)計(jì)原始數(shù)據(jù),統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬要認(rèn)真保管,統(tǒng)計(jì)報(bào)表要真實(shí)、準(zhǔn)確,報(bào)表分析要客觀、科學(xué)。館領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)工作經(jīng)常督促檢查,確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤;重視和支持采訪統(tǒng)計(jì)人員做好統(tǒng)計(jì)工作,具體指導(dǎo)采訪統(tǒng)計(jì)人員做好統(tǒng)計(jì)報(bào)表信息分析工作。
4.2 配備專職或兼職統(tǒng)計(jì)人員,確保采訪統(tǒng)計(jì)工作正常進(jìn)行
統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)連續(xù)性、理論性很強(qiáng)的工作,需要有一定的統(tǒng)計(jì)知識(shí)和相對(duì)穩(wěn)定的人員來(lái)完成,因此館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該指定專門的人員進(jìn)行采訪統(tǒng)計(jì)工作。圖書館工作人員一般對(duì)圖書館業(yè)務(wù)精通,但具有統(tǒng)計(jì)知識(shí)的很少,因此館領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)人員的統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓統(tǒng)計(jì)人員掌握統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)分析原理,確保統(tǒng)計(jì)人員在科學(xué)的統(tǒng)計(jì)理論指導(dǎo)下進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。統(tǒng)計(jì)人員要具有愛(ài)崗敬業(yè)、吃苦耐勞、不斷進(jìn)取的精神,努力提高統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
4.3 加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析研究工作,充分發(fā)揮采訪統(tǒng)計(jì)的作用
統(tǒng)計(jì)分析是整個(gè)統(tǒng)計(jì)工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),是透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)的一個(gè)過(guò)程。在準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,用科學(xué)的分析方法,找出問(wèn)題產(chǎn)生的原因,提出解決問(wèn)題的辦法,揭示發(fā)展規(guī)律,預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì),這是統(tǒng)計(jì)工作的最終目標(biāo)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過(guò)“人腦”的分析,就只是“死數(shù)字”而已,因此我們必須注重統(tǒng)計(jì)分析。采訪統(tǒng)計(jì)分析不應(yīng)單純停留在采訪進(jìn)度分析,計(jì)劃執(zhí)行情況分析,而應(yīng)該根據(jù)掌握的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),進(jìn)行深入的綜合分析,分析各種數(shù)據(jù)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系、邏輯關(guān)系和因果關(guān)系,找出原因,提出建議,預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì),并將分析結(jié)果寫成分析報(bào)告提供給領(lǐng)導(dǎo)者。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告能將數(shù)據(jù)、圖表、情況、問(wèn)題、建議、未來(lái)預(yù)測(cè)等融為一體,比一般統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更集中、更系統(tǒng)地反映客觀實(shí)際,又便于決策者閱讀、理解和利用,是領(lǐng)導(dǎo)者做科學(xué)決策、制訂計(jì)劃的重要參考依據(jù)。
4.4 善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù),提高采訪統(tǒng)計(jì)質(zhì)量
傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)已無(wú)法滿足信息時(shí)代對(duì)統(tǒng)計(jì)及時(shí)性、準(zhǔn)確性的要求,因此只有借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段,才能提高采訪統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量與速度,讓采訪統(tǒng)計(jì)真正為高校圖書館的現(xiàn)代化科學(xué)管理服務(wù)。高校圖書館的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)一般都有統(tǒng)計(jì)功能,很多統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以從系統(tǒng)中獲取,因此采訪統(tǒng)計(jì)人員一定要認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù),掌握統(tǒng)計(jì)工作流程,熟練運(yùn)用統(tǒng)計(jì)功能。借助現(xiàn)代化管理系統(tǒng),將會(huì)提高統(tǒng)計(jì)效率。但是有些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需在日常工作中做好記錄,日常的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)記錄可以利用Excel電子表格來(lái)完成。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過(guò)分析研究,就只是“死數(shù)字”,因此我們必須對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,才能使“死數(shù)字”變?yōu)橛杏玫?ldquo;活數(shù)字”。我們用常規(guī)的人工方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的相關(guān)性和回歸性分析,計(jì)算過(guò)程非常復(fù)雜,但是如果利用Excel強(qiáng)大的“數(shù)據(jù)分析”功能,將會(huì)快速、準(zhǔn)確的得出分析結(jié)果。圖書館現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)只要以Excel格式轉(zhuǎn)存到Excel表格中,就可以利用Excel“數(shù)據(jù)分析”功能進(jìn)行分析,計(jì)算過(guò)程會(huì)大大的簡(jiǎn)化。善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù),讓“電腦”與“人腦”有機(jī)結(jié)合,提高采訪統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析的質(zhì)量與速度。
[關(guān)鍵詞]高校圖書館;采訪工作;統(tǒng)計(jì);統(tǒng)計(jì)分析
在當(dāng)今信息高速發(fā)展時(shí)代,統(tǒng)計(jì)在各行各業(yè)中所起的作用越來(lái)越明顯,如在工商管理領(lǐng)域,通過(guò)員工滿意度和顧客滿意度的統(tǒng)計(jì)分析,企業(yè)決策層可以直接了解到企業(yè)員工和顧客的需求,從而更多的挖掘員工的潛力并更好地為顧客服務(wù);在重大的投資項(xiàng)目,統(tǒng)計(jì)可以用于投資風(fēng)險(xiǎn)分析;在財(cái)務(wù)的管理方面,統(tǒng)計(jì)可以用于企業(yè)的財(cái)務(wù)分析,使企業(yè)決策層更清楚地了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況,并據(jù)此建立起企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)警監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。采訪工作是高校圖書館建設(shè)中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié),采訪工作的質(zhì)量將直接影響?zhàn)^藏質(zhì)量和圖書館為教學(xué)、科研服務(wù)的質(zhì)量。采訪統(tǒng)計(jì)是高校圖書館采訪工作中的一個(gè)組成部分,通過(guò)采訪統(tǒng)計(jì)的分析研究,不僅可以提高采訪工作質(zhì)量,更是高校圖書館決策層進(jìn)行科學(xué)管理、科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。然而在高校圖書館,決策層對(duì)統(tǒng)計(jì)在現(xiàn)代化管理中所起的作用雖然有一定的認(rèn)識(shí),但未引起足夠的重視,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與統(tǒng)計(jì)分析未真正運(yùn)用到科學(xué)管理決策中。
1 高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)涵
統(tǒng)計(jì)工作是指搜集、整理、研究和提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的活動(dòng)。高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作就是在采訪工作中對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、整理,揭示采訪工作的現(xiàn)狀及任務(wù)完成情況,并通過(guò)對(duì)各種數(shù)據(jù)研究分析,找出規(guī)律,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的一個(gè)過(guò)程。
2 高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作重要意義
2.1 采訪統(tǒng)計(jì)信息是高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)
著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家馬寅初曾說(shuō):“學(xué)者不能離開(kāi)統(tǒng)計(jì)而究學(xué),政治家不能離開(kāi)統(tǒng)計(jì)而施政,事業(yè)家不能離開(kāi)統(tǒng)計(jì)而執(zhí)業(yè)。”統(tǒng)計(jì)地位和作用的重要性毋庸置疑。采訪統(tǒng)計(jì)信息,能為領(lǐng)導(dǎo)者提供各種經(jīng)費(fèi)的流動(dòng)現(xiàn)狀,能提供各種文獻(xiàn)的購(gòu)置進(jìn)度、各學(xué)科文獻(xiàn)建設(shè)狀況,不同載體文獻(xiàn)占用資金的比例,能反映各供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量與水平,等等。通過(guò)對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)地靜態(tài)與動(dòng)態(tài)分析,定量與定性分析,決策層可以掌握采訪部的工作情況以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況,評(píng)價(jià)文獻(xiàn)采訪計(jì)劃以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算合理性,預(yù)測(cè)文獻(xiàn)建設(shè)及經(jīng)費(fèi)支出發(fā)展趨勢(shì),是決策層制訂工作計(jì)劃,文獻(xiàn)建設(shè)發(fā)展方向,經(jīng)費(fèi)預(yù)算的重要參考依據(jù)。
2.2 采訪統(tǒng)計(jì)信息是采訪部門制定檢查計(jì)劃以及調(diào)整采訪策略的重要依據(jù)
采訪統(tǒng)計(jì)信息及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反應(yīng)采訪部門工作的實(shí)際情況,是部門領(lǐng)導(dǎo)掌握工作進(jìn)度、檢查計(jì)劃完成情況的重要依據(jù),通過(guò)采訪統(tǒng)計(jì)信息的分析,采訪人員還可以對(duì)采訪策略進(jìn)行調(diào)整。有準(zhǔn)確、全面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ),采訪部門制訂工作計(jì)劃將會(huì)更加實(shí)際、合理。
采訪統(tǒng)計(jì)信息,是采訪部門調(diào)整采訪策略的重要依據(jù)。如訂單的到書率統(tǒng)計(jì),能讓采訪人員及時(shí)了解預(yù)訂圖書的到書進(jìn)度是否按計(jì)劃進(jìn)行,如果不是按計(jì)劃進(jìn)行,應(yīng)查找原因,及時(shí)處理。如有些訂單發(fā)出已有一定的時(shí)間,但到書率一直為零,這是一種不正常的現(xiàn)象,應(yīng)引起采訪人員注意,及時(shí)查找原因。原因一般為以下兩種:一種是訂單已發(fā)給書商,但由于業(yè)務(wù)員工作的疏忽未錄入訂購(gòu)系統(tǒng);另一種情況就是圖書館采訪人員的疏忽,訂單未發(fā)給書商就直接在采訪管理系統(tǒng)里報(bào)送,造成已下訂單的假象。通過(guò)到書率的統(tǒng)計(jì),可以發(fā)現(xiàn)訂單處理上出現(xiàn)的問(wèn)題,重新發(fā)送訂單,讓書商及時(shí)訂購(gòu),或通過(guò)現(xiàn)采,購(gòu)進(jìn)已出版發(fā)行的圖書,否則,錯(cuò)過(guò)訂購(gòu)時(shí)機(jī),很多書是無(wú)法訂購(gòu)到的,必將會(huì)影響圖書館藏書建設(shè)的系統(tǒng)性,連續(xù)性,影響藏書的質(zhì)量。
2.3 采訪統(tǒng)計(jì)信息是評(píng)價(jià)供書商信譽(yù)與服務(wù)能力的重要依據(jù)
目前,大部分高校圖書館已實(shí)行了政府采購(gòu)招標(biāo),通過(guò)采購(gòu)招標(biāo),規(guī)范了圖書館的采購(gòu)工作,使圖書館有限的資金發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。實(shí)行政府采購(gòu)招標(biāo),圖書館在標(biāo)書中提出的相關(guān)服務(wù)要求,供應(yīng)商往往都能承諾履行,但是在具體實(shí)施過(guò)程中,各中標(biāo)供應(yīng)商是否能真正履行承諾,或者提供的服務(wù)能否達(dá)到圖書館的要求,這就需要圖書館方進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控,監(jiān)控最有效的辦法就是做好有關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),讓數(shù)據(jù)來(lái)做客觀評(píng)判??陀^的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),是評(píng)價(jià)、對(duì)比各供應(yīng)商信譽(yù)與服務(wù)能力的依據(jù),也為新的一輪政府招標(biāo)提供證明供應(yīng)商信譽(yù)與服務(wù)能力的事實(shí)依據(jù)。
3 高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
3.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)工作的重視不夠,采訪統(tǒng)計(jì)制度未建立建全
對(duì)于采訪統(tǒng)計(jì)工作,圖書館決策層也會(huì)有一些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)要求,如經(jīng)費(fèi)的流動(dòng)狀況及文獻(xiàn)購(gòu)置總量的統(tǒng)計(jì),但往往是重“數(shù)字”不重分析,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)圖書館的管理決策并未起到實(shí)際的參考意義。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)工作的重視不夠,因此未建立建全采訪統(tǒng)計(jì)制度,未能對(duì)采訪工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督,致使采訪工作人員也不重視日常統(tǒng)計(jì)工作,主動(dòng)統(tǒng)計(jì)的意識(shí)不強(qiáng),沒(méi)有參與統(tǒng)計(jì)的積極性和責(zé)任感。
3.2 無(wú)專職統(tǒng)計(jì)人員,統(tǒng)計(jì)的連續(xù)性無(wú)法進(jìn)行
高校圖書館一般無(wú)專職統(tǒng)計(jì)人員,各部門甚至未指定專門的兼職統(tǒng)計(jì)人員。一直以來(lái),采訪部工作人員只顧忙于完成自己的采訪、驗(yàn)收工作量,而無(wú)暇顧及日常的統(tǒng)計(jì)工作,只有在年終總結(jié)或臨時(shí)需上報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)才匆匆進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。但是,往往由于平時(shí)不注意原始數(shù)據(jù)的登記或原始憑證的搜集整理,因此統(tǒng)計(jì)無(wú)法在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)資料下進(jìn)行,以至于有些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)出現(xiàn)前后矛盾,有些數(shù)據(jù)的來(lái)源不明確,甚至出現(xiàn)拼數(shù)字的現(xiàn)象,這樣統(tǒng)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量,準(zhǔn)確性,科學(xué)性無(wú)法得到保證。
3.3 統(tǒng)計(jì)手段簡(jiǎn)單,未注重統(tǒng)計(jì)分析
圖書館現(xiàn)代化管理系統(tǒng)設(shè)置有統(tǒng)計(jì)功能,但設(shè)置的項(xiàng)目不齊全,需輔助一些手工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。有些統(tǒng)計(jì)人員也不主動(dòng)熟練掌握統(tǒng)計(jì)功能的運(yùn)用,往往只能手工做一些數(shù)據(jù)的累積、匯總。簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)手段,統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目設(shè)置不合理,使統(tǒng)計(jì)工作只能處于統(tǒng)計(jì)的初級(jí)階段。高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)分析研究一直是統(tǒng)計(jì)工作的薄弱環(huán)節(jié),對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)未進(jìn)行更進(jìn)一步的分析研究,使采訪統(tǒng)計(jì)工作未能充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。
4 完善高校圖書館采訪統(tǒng)計(jì)工作的建議
4.1 增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)意識(shí),建立健全采訪統(tǒng)計(jì)制度
決策離不開(kāi)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)來(lái)源于統(tǒng)計(jì)。高校圖書館的決策層要充分意識(shí)到采訪統(tǒng)計(jì)對(duì)高校圖書館科學(xué)管理、科學(xué)決策的重要性,建立建全采訪統(tǒng)計(jì)制度,明確采訪統(tǒng)計(jì)職責(zé),制定并嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表的上報(bào)制度。采訪統(tǒng)計(jì)工作要按一定的程序、規(guī)范正常進(jìn)行,統(tǒng)計(jì)原始數(shù)據(jù),統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬要認(rèn)真保管,統(tǒng)計(jì)報(bào)表要真實(shí)、準(zhǔn)確,報(bào)表分析要客觀、科學(xué)。館領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)采訪統(tǒng)計(jì)工作經(jīng)常督促檢查,確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤;重視和支持采訪統(tǒng)計(jì)人員做好統(tǒng)計(jì)工作,具體指導(dǎo)采訪統(tǒng)計(jì)人員做好統(tǒng)計(jì)報(bào)表信息分析工作。
4.2 配備專職或兼職統(tǒng)計(jì)人員,確保采訪統(tǒng)計(jì)工作正常進(jìn)行
統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)連續(xù)性、理論性很強(qiáng)的工作,需要有一定的統(tǒng)計(jì)知識(shí)和相對(duì)穩(wěn)定的人員來(lái)完成,因此館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該指定專門的人員進(jìn)行采訪統(tǒng)計(jì)工作。圖書館工作人員一般對(duì)圖書館業(yè)務(wù)精通,但具有統(tǒng)計(jì)知識(shí)的很少,因此館領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)人員的統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn),讓統(tǒng)計(jì)人員掌握統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)分析原理,確保統(tǒng)計(jì)人員在科學(xué)的統(tǒng)計(jì)理論指導(dǎo)下進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作。統(tǒng)計(jì)人員要具有愛(ài)崗敬業(yè)、吃苦耐勞、不斷進(jìn)取的精神,努力提高統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
4.3 加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析研究工作,充分發(fā)揮采訪統(tǒng)計(jì)的作用
統(tǒng)計(jì)分析是整個(gè)統(tǒng)計(jì)工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),是透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)的一個(gè)過(guò)程。在準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,用科學(xué)的分析方法,找出問(wèn)題產(chǎn)生的原因,提出解決問(wèn)題的辦法,揭示發(fā)展規(guī)律,預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì),這是統(tǒng)計(jì)工作的最終目標(biāo)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過(guò)“人腦”的分析,就只是“死數(shù)字”而已,因此我們必須注重統(tǒng)計(jì)分析。采訪統(tǒng)計(jì)分析不應(yīng)單純停留在采訪進(jìn)度分析,計(jì)劃執(zhí)行情況分析,而應(yīng)該根據(jù)掌握的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),進(jìn)行深入的綜合分析,分析各種數(shù)據(jù)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系、邏輯關(guān)系和因果關(guān)系,找出原因,提出建議,預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì),并將分析結(jié)果寫成分析報(bào)告提供給領(lǐng)導(dǎo)者。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告能將數(shù)據(jù)、圖表、情況、問(wèn)題、建議、未來(lái)預(yù)測(cè)等融為一體,比一般統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更集中、更系統(tǒng)地反映客觀實(shí)際,又便于決策者閱讀、理解和利用,是領(lǐng)導(dǎo)者做科學(xué)決策、制訂計(jì)劃的重要參考依據(jù)。
4.4 善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù),提高采訪統(tǒng)計(jì)質(zhì)量
傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)已無(wú)法滿足信息時(shí)代對(duì)統(tǒng)計(jì)及時(shí)性、準(zhǔn)確性的要求,因此只有借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段,才能提高采訪統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量與速度,讓采訪統(tǒng)計(jì)真正為高校圖書館的現(xiàn)代化科學(xué)管理服務(wù)。高校圖書館的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)一般都有統(tǒng)計(jì)功能,很多統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以從系統(tǒng)中獲取,因此采訪統(tǒng)計(jì)人員一定要認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù),掌握統(tǒng)計(jì)工作流程,熟練運(yùn)用統(tǒng)計(jì)功能。借助現(xiàn)代化管理系統(tǒng),將會(huì)提高統(tǒng)計(jì)效率。但是有些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需在日常工作中做好記錄,日常的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)記錄可以利用Excel電子表格來(lái)完成。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過(guò)分析研究,就只是“死數(shù)字”,因此我們必須對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,才能使“死數(shù)字”變?yōu)橛杏玫?ldquo;活數(shù)字”。我們用常規(guī)的人工方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的相關(guān)性和回歸性分析,計(jì)算過(guò)程非常復(fù)雜,但是如果利用Excel強(qiáng)大的“數(shù)據(jù)分析”功能,將會(huì)快速、準(zhǔn)確的得出分析結(jié)果。圖書館現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)只要以Excel格式轉(zhuǎn)存到Excel表格中,就可以利用Excel“數(shù)據(jù)分析”功能進(jìn)行分析,計(jì)算過(guò)程會(huì)大大的簡(jiǎn)化。善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù),讓“電腦”與“人腦”有機(jī)結(jié)合,提高采訪統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析的質(zhì)量與速度。