檔案管理的論文(2)
檔案管理的論文
檔案管理的論文下載篇2
試談數字化檔案管理的特點與優(yōu)勢
檔案是時代發(fā)展的產物，是歷史的見證，是社會進步的依據，因此，我們要對檔案進行有效的管理，充分發(fā)揮其作用，在長期的實踐過程中，檔案管理經歷了不同形式的變遷，在社會發(fā)展的今天，先進的科學技術已經深入到各行各業(yè)，同樣在檔案管理方面也不例外，計算機的普及為檔案管理注入了新鮮的血液，并且有了新技術的輔助，我們能夠更加便捷的進行檔案資源的共享，不再受到時間與空間的束縛，這對于當今的社會來說，是一種創(chuàng)新性的舉措，同時也是時代發(fā)展的必然要求。
1 現階段信息化對檔案管理的影響
我們要明確原有的檔案管理主要是通過紙質進行保存的，這種方式經過長時間的保存后容易出現字跡退化、紙質破損的狀況。但是隨著計算機時代的到來，計算機將這些檔案信息轉化為文件，進行保存，并且查詢起來只要輸入關鍵的詞語，就會迅速的將所需資料搜索出來，大大縮短了查閱時間，具有極大的優(yōu)越性。
當前的檔案管理經過科學合理的分類，已經逐步形成了較為完善的管理體系，并且種類多樣卻十分整齊，是新時代發(fā)展下存儲檔案的重要依據。檔案管理的過程較為復雜，需要經過信息的收集、整理、編目等多個步驟才能最終將檔案完整的展現在人們眼前。因此，急需更加快捷的方式將冗雜的工序變得簡便起來，計算機、互聯網技術的相互結合正是在這種形勢下凸顯出了其優(yōu)越性。也正是在這種情況下，檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，現代化的信息技術與檔案管理事業(yè)相互依存，共同發(fā)展，在未來的發(fā)展過程中，必將會聯系的更加緊密，并且為我國的檔案事業(yè)做出應有的貢獻。檔案管理除了具有保管功能以外，還兼具信息的傳輸，并且后者的功能正在逐漸強化，呈現一種飛速發(fā)展的趨勢，這一趨勢對于檔案管理來說意義重大。不僅如此，檔案的形式可以是聲音、圖像、文件等，通過一定媒介的傳輸，無論身在何處，都能夠獲取到相應的信息。這使得檔案的信息管理空間更為廣闊，是當前時代優(yōu)越性的體現。
2 數字化檔案管理的特點
首先，檔案管理的數字化具有一定的先進性。因為數字化集中體現在信息存儲的技術更加先進，安全程度也較傳統(tǒng)的檔案管理提升到了新的層次，傳統(tǒng)的檔案管理具有一定的局限性，這種局限性主要體現在兩方面，一方面是查閱信息的地點的局限性，也就是說只能在檔案館或是存儲檔案信息的地方進行查閱，并且不能外借，一定程度上制約了檔案信息的發(fā)展;另一方面，時間上的局限性。因為檔案館的開閉館時間都有著嚴格的規(guī)定，人們只能在特定的時間內查閱信息。但是信息化的檔案管理就不同了，其能夠使人們隨時隨地對信息進行查閱，并且不受時間空間的限制，方便了人們獲取信息的方式。
簡而言之，就是可以利用計算機進行實時查閱，這都要歸功于現代科學技術的發(fā)展，互聯網水平的不斷提升，以及各個檔案館之間信息的整合。其次市檔案信息變得更加虛擬化，這種虛擬化主要是指管理人員將檔案信息掃描至計算機中，通過一定的程序進行資源整合，使得各個檔案館內的資料變得更加充實，館內資源不再受到限制，在互聯網上可以隨意進行查詢，開展借閱服務，這一特點充分體現了檔案信息的價值所在。
第三，檔案信息的數字化管理使其變得更加智能化。使用者僅需要通過幾個簡單便捷的步驟就能搜索出所要尋找的資源，并且這些信息是經過安全加密的，因此不必擔心信息遭到泄露，一定程度上保證了檔案信息的保密性。最后，用戶能夠更加方便的對檔案信息進行使用，這也是最重要的特點，因為一切先進的科學技術都是用來為人們服務的，是以人們的需求為依據的。在此基礎上，還大大縮短了查詢時間以及有效的減少了人力、物力以及財力。綜上，上述的信息化檔案管理具有極大的優(yōu)越性，在當今的社會發(fā)展中應該值得推廣。
3 數字化檔案管理的優(yōu)勢
3.1 提高經濟效益
過去，檔案管理所需的經費始終居高不下，因為不僅要支付人員的工作費用，還要支付辦工場所所需要的費用，無形之中，就占據了一大筆開支，為國家增加了一定經濟負擔。但是隨著檔案管理的信息化逐步發(fā)展起來，資源得到有效的降低，在方方面面均體現出當前國家所倡導的可持續(xù)發(fā)展的理念，做到了避免過度浪費。以及各項資源的充分利用，經濟效益也就隨之提高了。
3.2 提高辦公效率
信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。
3.3 具有較強的時效性
檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。
4 數字化檔案管理的意義
信息時代發(fā)展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發(fā)揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發(fā)展。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。另外，加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統(tǒng)、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數字化檔案的作用。
5 結論
檔案管理的數字化是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
參考文獻
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