工程項(xiàng)目文檔管理論文(2)
工程項(xiàng)目文檔管理論文篇二
項(xiàng)目建設(shè)工程文檔全過(guò)程管理的探討
[摘 要]項(xiàng)目工程建設(shè)檔案是基本建設(shè)工作的重要組成部分，極具參考價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。建立項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理的保證體系，與國(guó)際慣例接軌，實(shí)現(xiàn)工程檔案編制方法的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化及管理的現(xiàn)代化，既是工程檔案管理工作的要求，也是工程建設(shè)的要求。
[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目工程建設(shè);文檔管理
中圖分類號(hào)：TU-05 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X(2015)08-0202-01
引言
建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理，是建設(shè)項(xiàng)目信息管理的一項(xiàng)重要工作，它是項(xiàng)目管理人員實(shí)施項(xiàng)目管理，進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。建設(shè)項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)將現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)引入基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作中，使用戶脫離復(fù)雜的手工勞動(dòng)，極大地提高工作效率，降低出錯(cuò)率，同時(shí)便于工程項(xiàng)目的跟蹤管理。
1 項(xiàng)目工程建設(shè)文檔管理的重要作用
1.1目工程建設(shè)檔案為項(xiàng)目工程建設(shè)的論證、決策、設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工提供了重要的信息和科學(xué)依據(jù)。工程項(xiàng)目在規(guī)劃、研究論證、立項(xiàng)審批、勘測(cè)和設(shè)計(jì)過(guò)程中，積累了豐富、翔實(shí)、可靠的基礎(chǔ)資料和成果。隨著工程建設(shè)的展開(kāi)，產(chǎn)生了大量的科技、施工、管理文件材料和圖紙及各種類別、載體的檔案資料，經(jīng)過(guò)收集、整理和歸檔，形成一整套有價(jià)值的工程建設(shè)檔案。
1.2項(xiàng)目工程建設(shè)檔案作為工程建設(shè)活動(dòng)中的真實(shí)記錄，可為本項(xiàng)工程的建設(shè)管理、交工驗(yàn)收、使用、改建、維修等提供重要的依據(jù)，對(duì)其它工程的建設(shè)也有著重要的參考價(jià)值。
1.3通過(guò)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理工作的實(shí)踐，能有效地促進(jìn)工程項(xiàng)目建設(shè)管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、利用和完善。同時(shí)隨著工程建設(shè)管理體制的改革和工程建設(shè)監(jiān)理制的實(shí)行，工程檔案將為工程投資、質(zhì)量控制、合同管理等工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
1.4加強(qiáng)項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，將有效地加快種子工程項(xiàng)目工程建設(shè)檔案的分類、組卷方法的科學(xué)化和手段現(xiàn)代化的步伐。同時(shí)也便于進(jìn)一步總結(jié)新體制下的種子工程項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理與國(guó)際慣例接軌的經(jīng)驗(yàn)。
2 項(xiàng)目工程建設(shè)文檔管理的方法
建設(shè)項(xiàng)目管理組織中的信息管理部門是專門負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目信息管理工作的，其中包括項(xiàng)目文件資料的管理，因此在工程建設(shè)全過(guò)程中形成的所有文件資料，應(yīng)統(tǒng)一歸口傳遞到信息管理部門，進(jìn)行集中收發(fā)和管理。首先在項(xiàng)目管理組織內(nèi)部，所有文件資料都必須先送交信息管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息管理部門根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理的指令及項(xiàng)目管理工作的需要，分別將文件資料傳遞給有關(guān)的項(xiàng)目管理人員。其次在項(xiàng)目管理組織外部，在發(fā)送或接收業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、承包商、材料供應(yīng)單位及其他單位的文件資料時(shí)，也應(yīng)由信息管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，使所有的文件資料只有一個(gè)進(jìn)出口通道，從而在組織上保證了項(xiàng)目文件資料的有效管理。建設(shè)項(xiàng)目文件資料的管理和保存，主要由信息管理部門中的資料管理員負(fù)責(zé)。作為文件資料管理員，必須熟悉有關(guān)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，通過(guò)分析研究項(xiàng)目文件資料的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理，使其在建設(shè)項(xiàng)目管理工作中得到充分利用。
3 項(xiàng)目工程建設(shè)文檔管理的任務(wù)和基本要求
3.1文檔管理指的是對(duì)作為信息載體的資料進(jìn)行有序的收集、加工、分解、編目、存檔，并為項(xiàng)目各參加者提供專用的和常用的信息過(guò)程。文檔管理系統(tǒng)是信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效率運(yùn)行的前提條件。許多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為在項(xiàng)目中的資料太多又復(fù)雜，文件凌亂無(wú)序，查找費(fèi)時(shí)，這就是項(xiàng)目管理中缺乏有效的文檔系統(tǒng)的表現(xiàn)。
3.2EDW文檔管理系統(tǒng)有如下要求：1將文檔分為兩大部分提交管理：項(xiàng)目常規(guī)文檔和項(xiàng)目歸檔文檔。常規(guī)文檔的提交和使用根據(jù)項(xiàng)目組內(nèi)部小組成員任務(wù)的不同進(jìn)行權(quán)限劃分;項(xiàng)目歸檔文檔由項(xiàng)目管理主管或項(xiàng)目文檔管理員將項(xiàng)目中的重要文檔從常規(guī)文檔中進(jìn)行分類歸檔。2常規(guī)文檔管理目錄分為項(xiàng)目日常管理文檔和項(xiàng)目流程管理文檔。3日常管理文檔包括項(xiàng)目報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目管理模板、重大問(wèn)題跟蹤、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。項(xiàng)目報(bào)告又可分為個(gè)人周報(bào)、小組周報(bào)、項(xiàng)目周報(bào)、項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)。并都按照不同目錄進(jìn)行分類管理。4提交完整的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、應(yīng)用開(kāi)發(fā)流程文檔。一般包括項(xiàng)目計(jì)劃、數(shù)據(jù)需求說(shuō)明書、模塊、應(yīng)用開(kāi)發(fā)文檔、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)測(cè)試文檔、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等。
4 項(xiàng)目建設(shè)期文檔的全過(guò)程管理
4.1建設(shè)項(xiàng)目管理定義項(xiàng)目檔案管理：所謂建設(shè)項(xiàng)目管理是指項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目管理的工作期間，對(duì)工程實(shí)施過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)項(xiàng)目文檔管理統(tǒng)一叫法的對(duì)象是建設(shè)項(xiàng)目文件資料，它們是建設(shè)項(xiàng)目信息的載體。
4.2項(xiàng)目施工階段：項(xiàng)目工程中施工方向工廠提供的施工圖統(tǒng)一交檔案部門，檔案部門對(duì)施工圖進(jìn)行建賬、登記和更換，并通知相關(guān)部門進(jìn)行簽字領(lǐng)用，避免了因管理不統(tǒng)一而造成的各部門使用施工圖不一致，進(jìn)而影響施工工程決策的問(wèn)題。項(xiàng)目工程的基礎(chǔ)、主體及竣工驗(yàn)收，檔案部門均參與其中，一方面及時(shí)掌握工程進(jìn)度，另一方面對(duì)施工方文件資料的收集、整理工作及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)檢查。工廠要求工程監(jiān)理方除履行正常的工程監(jiān)理外，還必須對(duì)施工方的文件資料進(jìn)行監(jiān)督檢查，工程完工后，除監(jiān)理總結(jié)報(bào)告外，還需撰寫工程文件資料評(píng)估報(bào)告，促使施工過(guò)程中監(jiān)理方擔(dān)負(fù)起對(duì)施工方文件資料的監(jiān)督檢查工作，在提高施工方文件資料質(zhì)量的同時(shí)減少檔案部門工作量。
4.4在施工期間，為保證施工正常進(jìn)行，需租用、占用場(chǎng)地，建設(shè)單位應(yīng)向當(dāng)?shù)赝恋毓芾聿块T辦理臨時(shí)占用場(chǎng)地手續(xù)：為保證工程質(zhì)量，工程要連續(xù)作業(yè)，需要在夜間施工的，建設(shè)單位應(yīng)向當(dāng)?shù)爻鞘泄芾聿块T申請(qǐng)和辦理夜間施工手續(xù)。
4.5在建設(shè)后期，建設(shè)單位或主管部門應(yīng)重點(diǎn)抓好以下工作：(1)生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)班子的配備，包括行政和技術(shù)人員。(2)生產(chǎn)人員的招收、培訓(xùn)。(3)生產(chǎn)的物質(zhì)資料準(zhǔn)備，包括生產(chǎn)資料、能源(供水、電、氣或煤)和各種協(xié)作條件。(4)參與設(shè)備安裝和調(diào)試工作，包括單機(jī)調(diào)試和聯(lián)動(dòng)調(diào)試。(5)組織試生產(chǎn)，經(jīng)過(guò)一定時(shí)間試生產(chǎn)，達(dá)到設(shè)計(jì)生產(chǎn)能力或使用功能后，應(yīng)提請(qǐng)建設(shè)主管部門組織竣工驗(yàn)收。
4.6項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。建設(shè)項(xiàng)目按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的建設(shè)內(nèi)容全部建完，并經(jīng)試運(yùn)行，具備投產(chǎn)和使用條件時(shí)，要及時(shí)組織驗(yàn)收，辦理固定資產(chǎn)交付使用手續(xù)。在此期間，建設(shè)單位或主管部門要開(kāi)展的工作是：(1)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)部門應(yīng)做好驗(yàn)收前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，主要包括：①核實(shí)建筑安裝工程的完工程度，清列出已交工程和未完工程的工程量，預(yù)算價(jià)值，完工日期等一覽表。②提出財(cái)務(wù)決算，并與工程的概算進(jìn)行比較、分析，找出產(chǎn)生超差的原因。(2)建設(shè)主管部門組織驗(yàn)收，交付生產(chǎn)或使用。在建設(shè)工程初步驗(yàn)收后，建設(shè)單位和主管部門，應(yīng)向投資的主管部門和建設(shè)主管部門提交工程初步驗(yàn)收情況報(bào)告和移交生產(chǎn)準(zhǔn)備情況的報(bào)告，并提出竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。(3)竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位應(yīng)將竣工資料送當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)檔案館
總結(jié)
為了能夠做好項(xiàng)目檔案工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、有效，為項(xiàng)目整體驗(yàn)收打下良好基礎(chǔ)，促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值，筆者所在企業(yè)積極探索項(xiàng)目檔案工作管理新方法，制度和計(jì)劃相結(jié)合，不斷創(chuàng)新管理方法，堅(jiān)持以人為本，因地制宜地建立適合企業(yè)自身管理方式的項(xiàng)目檔案管理體系，初步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的全過(guò)程管理。
參考文獻(xiàn)
[1] 黃華;關(guān)于種子工程項(xiàng)目工程建設(shè)檔案管理的探討J種子科技;2000年02期.
[2] 鄭娣紅，艾克新;退耕還林工程檔案建設(shè)之我見(jiàn)J內(nèi)蒙古林業(yè);2003年07期.
作者簡(jiǎn)介
江艷華，女，2002年培正商學(xué)院，外語(yǔ)系中英文秘書專業(yè)畢業(yè)，現(xiàn)任職于廣東大鵬液化天然氣有限公司.
曹倩(1982―)，女 年四川大學(xué)，碩士研究生畢業(yè)，現(xiàn)任職于廣東大鵬液化天然氣有限公司.
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